Ver el panorama completo resulta difícil si pasas demasiado tiempo trabajando dentro de tu oficina en lugar de pasarlo trabajando en tu negocio. Si inviertes mucho tiempo en la gestión de tareas administrativas, estás perdiendo tiempo que deberías enfocar en la realización de actividades que te aportan un valor y en el logro de otras metas que puede llevarte a calificar a Court of the Table y, en última instancia, a Top of the Table.
Durante tus primeros días como asesor, tal vez te pasabas horas frente a la computadora generando reportes y proyecciones financieras y gestionando tareas de oficina porque tenías pocos clientes y necesitabas ser consciente de los costos. Sin embargo, ha llegado el momento de delegar. Contrata a un asistente. Delegar tareas a alguien que las pueda realizar a un menor costo del que tiene para ti es una buena jugada porque hacer por ti mismo ese trabajo improductivo te impide ser exitoso. Te darás cuenta de que existen muchas personas a quienes les gusta hacer este tipo de trabajo y pueden ser una parte muy exitosa de tu equipo.
En segundo lugar, debes confiar en tus empleados. Si contrataste a un miembro del equipo para que se encargue de una tarea en específico, déjalo que haga las cosas a su manera. Sé consciente de que los empleados tienen diferentes métodos para hacer estas tareas y alcanzar los resultados que deseas.
En tercer lugar, no microgestiones. Si no puedes soltar las riendas y dejar que tu equipo se haga cargo de las tareas administrativas, lo único que habrás logrado es aumentar tus costos generales, cosechando únicamente la mitad de los beneficios. Comienza a hacer que las personas se involucren en tu negocio pidiendo a tus empleados que te acompañen en las reuniones. Incluirlos hará que su trabajo sea más sencillo porque, de esta manera, comprenderán lo que haces y lo que les estás pidiendo.
Lleva la delegación de tareas al siguiente nivel
Hasta el momento, has delegado algunas de las funciones del día a día para liberar tu tiempo y poder trabajar en actividades más productivas que involucren reunirse con los clientes. Sin embargo, yo te diría que apenas llevas la mitad del camino recorrido. Una verdadera y profunda delegación de tareas es una etapa en la que puedes pasar de ser un asesor con un nivel de producción MDRT a un nivel que amerite calificar para Court of the Table o Top of the Table.
Para que verdaderamente adoptes una delegación efectiva, también debes empezar a delegar tareas que impliquen reunirse con los clientes. Puedes pensar que tú eres la cara de la organización y que continuar reuniéndote con los clientes garantizará que estas interacciones se lleven a cabo como tú lo deseas. Probablemente eso funcione, pero también necesitas crear la percepción, ante los ojos de los clientes y prospectos, de que tienes una empresa sólida y competente. Si no lo haces, tendrás que involucrarte en cada una de las interacciones que se tengan con los clientes y esto hará que constantemente estés apagando incendios en lugar de trabajar en el desarrollo de tu negocio. Invierte tu tiempo y esfuerzo ampliando tus relaciones con los clientes de manera que incluyas a tu equipo en estas relaciones. Hacer esto te permitirá hacer crecer tu negocio de muchas más maneras de lo que te permitiría una delegación de tareas básica. Después de todo, los clientes se sienten más cómodos sabiendo que cuentas con todo un equipo de respaldo porque no siempre tendrán que hablar contigo para que las cosas sucedan.
Deshazte de tu ego
Delegar es una transición difícil para los asesores, puesto que construimos nuestras carreras enfocándonos en el cliente y siendo el rostro de la organización. Ahora es momento de hacernos a un lado para dejar que los miembros del equipo tengan un mayor protagonismo ante los ojos de los clientes. Es algo sumamente difícil, pero necesario para poder dominar el siguiente nivel en la delegación de tareas cuando estamos constru- yendo un negocio y no solo una empresa basada en tu estilo de vida.
Si no delegas las actividades que implican reunirse con los clientes, no podrás darte cuenta de los beneficios que ofrece la delegación de tareas. No todos los elementos de tu negocio están ahí para apoyarte a ti. Podríamos asumir que nosotros somos la fuerza impulsora del negocio, sin embargo, cada uno de los miembros de tu equipo debe apoyar tu negocio. Por lo tanto, debes dejar de esperar que seas tú a quien se le brinden los servicios y asegurarte de que tu empresa esté haciendo llegar las ofertas adecuadas para tus clientes en el momento correcto. Haz que, ante los ojos de tus clientes, tu equipo sea más importante que tú. Un ego grande es malo para el crecimiento de tu negocio.
Además de contar con la presencia de los miembros de tu equipo en las reuniones con los clientes, pídeles que presenten los planes financieros que ya están diseñando y asígnales la tarea de llamarles a los clientes después de obtener los reportes trimestrales. A medida que hagas que ellos construyan relaciones con los clientes, dales oportunidades para brindar una asesoría. Cuando recibas un correo electrónico, permite que los miembros de tu personal lo contesten. En lugar de responder personalmente a un mensaje telefónico por parte de un cliente, deja que uno de los miembros de tu equipo se haga cargo.
Enseñanza y tecnología
Prepara a tu equipo para que sea más exitoso incluyéndolo en el proceso de aprendizaje. Permite que ellos preparen el expediente e inclúyelos en las sesiones de diseño de estrategias. Hablar de las situaciones de tus clientes con todos tus empleados les inculca el tipo de asesoría que tu darías y la forma en la que la darías. No puedes esperar que tu personal sepa todo eso. Además, tú tienes un estilo específico de hacer las cosas, manejas una estrategia específica y es importante que le transmitas ese conocimiento a todo tu equipo. El resultado debería ser que cuando los clientes hablen con cualquier persona de tu compañía, fuera como si estuvieran hablando directamente contigo y escuchando tu estrategia. Mientras tanto, podrás aumentar tu productividad al pasar más tiempo con clientes que te generen mayores ingresos y realizando otras actividades que te den un valor agregado.
Podríamos asumir que nosotros somos la fuerza impulsora del negocio, sin embargo, cada uno de los miembros de tu equipo debe apoyar tu negocio.
Por último, adopta la tecnología. Incluso si ya delegaste las responsabilidades que implican reunirse con los clientes, si sigues atorado haciendo algunas tareas a la antigua, tendrás que dedicarles mucho tiempo y esfuerzo. Adopta y aprende acerca del uso de las tecnologías que puedan hacer que tu proceso sea más eficiente y esto, a su vez, puede hacer que la delegación de tareas sea más efectiva.
La delegación de tareas no solo puede hacer que tu negocio crezca más rápidamente, también puede hacer que sea más atractivo en caso de que quieras venderlo porque no serás la única persona en la empresa. Cuentas con un equipo que brinda un servicio constante y repetible a los clientes. Delegar no tiene nada que ver con brindarte un servicio a ti el asesor. Delegar se relaciona con la construcción de un negocio y con asegurarse de que las personas adecuadas estén atendiendo todas las actividades. Al implementar la mejor manera de brindar un servicio continuo a tus clientes, estarás generando un modelo de negocios más rentable y disfrutable.
Puedes ver la presentación que Gillespie dio en el Evento Virtual de la Reunión Anual y la Conferencia Global MDRT de 2020 en mdrt.org.
