12 ideas para organizar mejores reuniones y seminarios con los clientes

Cocina exclusiva de cinco estrellas

Organizamos un evento al que invitamos a varias docenas de prospectos y, para ello, contratamos una empresa de utensilios de cocina italiana de alto nivel que nos permitió tener una sesión de cocina abierta y a un chef de un restaurante de cinco estrellas que ofreció lecciones de cocina gourmet. Me había reunido anteriormente con estos clientes en eventos filantrópicos y otro tipo de reuniones sociales, pero no había tenido la oportunidad de hablar con ellos sobre seguros. Al inicio de nuestro evento de cocina, presentamos a nuestra empresa como anfitriona para que los clientes potenciales se familiarizaran con la historia y las actividades que desempeña. Esta actividad es muy divertida. Preparamos comida deliciosa, comimos juntos y nos pudimos conocer mejor. Más tarde, muchos de nuestros invitados se convirtieron en nuestros clientes.

—Yolanda Yan Zhang, miembro de MDRT desde hace seis años de Shanghái, China

Herramienta de prospección

Uso un servicio llamado Copilot AI para hacer una prospección digital automatizada por medio de LinkedIn. Además de encontrar y atraer clientes potenciales por medio de invitaciones automatizadas enviadas por correo electrónico, esta herramienta invita a los prospectos a visitar mi página y les envía un enlace a mi calendario para que puedan programar una reunión conmigo si así lo desean.

—Meredith Gail Langus, FSCP, LUTCF, miembro de MDRT desde hace 11 años de White Plains, Nueva York, EUA

Date tiempo para la autorreflexión

¡No definas tus metas inmediatamente! Recuerda que tu más grande defensor y enemigo eres tú mismo. Reflexiona acerca de lo que has hecho y los hábitos, tanto buenos como malos, que has adoptado en el último año para que puedas corregir lo negativo y adoptar buenos hábitos. Como bien reza el dicho, las metas son temporales, pero los hábitos son para siempre. Cuando te sientas satisfecho con tu autoanálisis, será momento de definir tus metas.

—Mohammad Ibrahim Bin Mohd Sanusi, FPC, miembro de MDRT desde hace seis años de Singapur

Graba las reuniones y conviértete en un excelente escucha

Grabar las reuniones con tus prospectos aumenta la confianza que tienen en ti. Inicia tus reuniones haciéndoles saber que grabarás la sesión y, para ello, usa el siguiente guion: “Le haré muchas preguntas y tomaré muchas notas. La razón por la que estoy grabando nuestra reunión es porque quiero ser meticuloso. ¿Le ha sucedido que cuando ve una película por segunda o tercera vez percibe cosas que no notó la primera vez que la vio? Bueno, nuestra reunión es mucho más importante que una película y por ello, en caso de que decidamos hacer negocios juntos, las grabaciones nos permitirán tener un registro permanente de nuestras conversaciones. Además de repasar todas mis notas, mi equipo y yo escucharemos las grabaciones para asegurarnos de que todos puedan hacer sugerencias”.

¿Qué mensaje crees que les estés dando a los clientes con respecto a las reuniones que hayan tenido con otros asesores que no hayan grabado las conversaciones? La balanza se moverá a tu favor y en contra de los otros asesores. No olvides poner tu teléfono en modo avión si lo estás usando para grabar la reunión, de manera que las llamadas y notificaciones no sean una interrupción.

—Bill Bachrach, orador inaugural, autor y fundador de la plataforma de capacitación virtual AdvisorRoadmap

Lo que se debe y no se debe hacer en LinkedIn

• No envíes invitaciones automáticas. Conéctate con contactos potenciales por razones legítimas.
• No te conectes con cualquier persona. Averigua un poco sobre ella haciendo una investigación virtual antes de contactarla para hacer negocios.
• No actúes como un vendedor, muéstrate auténtico.

—Brian Joseph Haney, CFS, CLTC, miembro de MDRT desde hace 14 años de Silver Spring, Maryland, EUA

Punto ciego

Todos sabemos lo que es un punto ciego, sobre todo al manejar. Existen áreas cercanas a nuestro vehículo que parecen ser “invisibles” cuando miramos desde nuestros espejos laterales, pero eso no quiere decir que no estén ahí. Este mismo concepto aplica a los riesgos financieros y las preocupaciones que tienen nuestros clientes. A menudo les ayudamos a visualizar lo que habría podido suceder de no haber contado con una adecuada planeación financiera y, aun así, muchas veces son incapaces de ver estas situaciones.

Hago algunas preguntas abiertas, por ejemplo: “¿Está consciente de que una enfermedad crítica lo puede llevar a la quiebra?” o, “En caso de que le sucediera esto o aquello, ¿qué le gustaría que le dijera a su familia o beneficiarios acerca de su plan de distribución de bienes?”. Doy seguimiento de esta forma: “Sr./Sra. Cliente, creo que estamos de acuerdo en que nadie es perfecto. Si no nos dimos cuenta de la existencia de un riesgo financiero potencial, piense en qué otros escenarios financieros pudimos haber pasado por alto y de los que necesitemos hablar”.

—Johan Fanggara, CFP, miembro de MDRT desde hace siete años de Yakarta, Utara, Indonesia

Sacar el máximo provecho a los seminarios

Muchos asesores organizan seminarios para clientes con la finalidad de educar a la comunidad. Estos son algunos pasos para digitalizarlos y generar un contenido más útil.

1. Graba el seminario con el consentimiento de tus socios. Puedes contratar una compañía productora asistente o externa para que edite tu video y lo suba a YouTube. Estos videos pueden incluir la versión completa o resumida de los mensajes clave que hayas dado en tu seminario.
2. Divide el contenido en varios artículos que puedas incluir en los correos o boletines informativos que envíes a tus contactos.
3. Resume el contenido en viñetas que puedas transformar en infografía fácil de leer para hacer publicaciones en redes sociales.
4. Crea un folleto que incluya un índice del video de tu seminario para que, quienes lo visualicen, puedan localizar rápidamente el contenido.
5. Incluye toda esta información en tu sitio web para que tu comunidad pueda acceder fácilmente a ella.

Estas tácticas pueden servirte como punto de contacto con tus prospectos y clientes. Si organizas varios seminarios, podrás tener una infinidad de contenido a partir del cual podrás seleccionar segmentos adecuados para interactuar con tus mercados meta.

—Chen Gifford, miembro de MDRT desde hace 10 años de Hong Kong, China

Una mejor segmentación de los clientes

Categoriza a tus clientes de acuerdo a tu situación. El propósito de una clasificación de clientes consiste en analizarlos y calificarlos para que puedas gestionarlos más eficientemente además de proporcionarles servicios más significativos. Clasificarlos por género o edad no es suficiente. Una forma más efectiva de hacer esta segmentación es dividirlos según su profesión, mercado o región. De acuerdo con esta clasificación, podrás determinar cuáles son los clientes más favorables para ti, cuáles deben formar tu mercado meta, con cuáles necesitas mejorar tu relación y a quiénes les puedes hacer una venta.

—Byeong Hoon Choi, MBA, miembro de MDRT desde hace 14 años de Seúl, República de Corea

Reuniones cercanas

Estoy volviendo a reunirme con mis prospectos en persona y, para ello, los invito a ir a tomar un café. Mi objetivo es saber en qué condiciones y circunstancias se encuentran después de la pandemia que acabamos de pasar. ¿Sus preocupaciones y prioridades siguen siendo las mismas que antes de la pandemia o hay algo más a lo que le quieran dar prioridad? ¿Cuáles son sus preocupaciones y cuentan con un plan para hacerles frente? Invitarlos a cafeterías o establecimientos modernos les da un toque más íntimo y relajado a estas reuniones para que los clientes no se sientan abrumados al verme.

—Adhitama Nur Paramita, AEPP, CFP, miembro de MDRT desde hace tres años de Yakarta, Indonesia

Formula preguntas cerradas

Cuando trates con clientes que no sean expresivos, formula preguntas cerradas que te ayuden a guiar la conversación en la dirección correcta y a obtener mayor información. Las preguntas cerradas son perfectas para este tipo de clientes ya que les permiten contestar brevemente con respuestas fijas.

• ¿Qué red social usa con mayor frecuencia?
• ¿Le gusta el lugar en el que vive?
• ¿Planea mandar a sus hijos a estudiar al extranjero?
• ¿Cuántas veces a la semana hace ejercicio?
• ¿A qué edad considera que se jubilará?

Aunque las preguntas cerradas pueden no ser aptas para iniciar conversaciones que den pie a explicaciones detalladas, resultan útiles en situaciones en las que deseas obtener una respuesta rápida y concisa.

—Ee Kah Teik, miembro de MDRT desde hace cuatro años de Kuala Lumpur, Malasia

Toma de notas de la asesoría

Les doy a mis clientes una libreta y un bolígrafo con el logotipo de mi compañía cuando nos reunimos. La libreta dice lo siguiente: “Tome notas, haga preguntas, esta reunión es para usted”.

—Peter Jason Byrne, miembro de MDRT desde hace 15 años de Coorparoo, Queensland, Australia

Seguir avanzando

La zona de confort es tu enemiga. Lo que te trajo hasta aquí no te llevará a donde quieres estar. Si deseamos obtener resultados diferentes, debemos hacer cosas diferentes, es decir, debemos implementar cambios y estos no siempre son fáciles de ejecutar ni de aceptar.

La solución para mantenernos en sintonía y no estancarnos consiste simplemente en seguirnos moviendo hacia adelante sin importar qué tan difícil sea hacerlo. El capacitador comercial y orador motivacional T. Harv Eker dice: “Como haces una cosa, las haces todas”. Cuando avanzas en algunas áreas de tu vida, todas las demás también mejorarán.

—Cecille Joy Yap Garcia, miembro de MDRT desde hace 12 años de Makati, Filipinas