Tarde o temprano, a cualquier asesor que administre su empresa solo y que tenga una cartera de clientes en desarrollo le hará falta tiempo en un día para la realización de sus actividades. Se topará con pared y se dará cuenta de que necesita ayuda si quiere mantener el nivel de servicio y atención que sus clientes piden. Si ese asesor está listo para delegar las relaciones con sus clientes, contratar un asistente de planificación financiera tendrá sentido.

Por lo general, con la supervisión del asesor, un asistente de planificación financiera diseña planes financieros, usa software de planeación financiera, ingresa datos de las solicitudes de los clientes nuevos, genera reportes para los clientes y, en algunos casos, asiste a las reuniones con los clientes. La ayuda que proporcionan puede liberar el tiempo del asesor para que se enfoque en captar clientes nuevos. Para contratar un asistente de planificación financiera es necesario que estés comprometido a crecer, comentó Michael Kitces, educador del sector de servicios financieros, orador y autor.

“Generalmente, no es buena idea contratar a un asistente de planificación financiera si no tienes planeado crecer”, señala Kitces en su blog llamado “Nerd’s Eye View” (el punto de vista de un nerd). “Esto se debe a que, si la empresa no crecerá a largo plazo, tarde o temprano un asistente de planificación financiera lleno de metas renunciará en busca de mejores oportunidades en otro lado. Otra opción es que renuncie y emprenda su propio negocio de asesoría financiera. Esto significa que, si tu meta es simplemente administrar una empresa lucrativa compuesta por una sola persona, tu mejor opción será contratar alguien que te ayude con las tareas administrativas”.

Seguir creciendo

Con demasiada frecuencia los asesores piensan que contratar a alguien más será más costoso de lo que pueden pagar. Esto se debe a que no alcanzan a ver el crecimiento que esa contratación significará para su empresa como resultado de tener más tiempo para buscar referidos y reunirse con más personas, señaló Craig Palfrey, CFP.

“Si en tu empresa estás solo o trabajas con otro asesor y entre los dos hacen todo, tienen que dar el siguiente paso. Considero que lo que importa no es si contratas personal administrativo o un asistente de planificación financiera”, dijo el miembro de MDRT desde hace 14 años de, Cardiff, Wales, Reino Unido. “Los capacitadores comerciales aconsejan delegar las tareas en las que no somos buenos a otra persona para enfocarnos en lo que sí hacemos bien. Si trabajas en esta profesión es porque eres bueno captando clientes nuevos y resolviendo sus problemas. Deja que alguien más se encargue de ejecutar las tareas administrativas como enviar correos electrónicos de seguimiento y perseguir a las aseguradoras. Entre más pronto hagas esto, más pronto tendrás disponibilidad para emitir más pólizas, ayudar a más familias y reunirte con más personas”.

Cada vez que contrataba a una persona adicional, mi negocio crecía porque podía delegar tareas en cuyo desempeño no era muy bueno y mi tiempo no estaba bien invertido en ellas.
—Craig Palfrey

Cuando Palfrey comenzó a trabajar en la profesión de servicios financieros, tenía veinte y tantos años y la empresa en la que trabajaba se dio cuenta de que sus asesores podrían reunirse con más clientes si tenían personal de apoyo. Por lo tanto, la empresa insistió en que él y otro de los asesores contrataran una asistente y se dividieran su sueldo. Palfrey y el otro asesor contrataron a su hermana Lisa quien trabajó como una mezcla de asistente de planificación financiera y asistente administrativa, y que, hasta el día de hoy, sigue trabajando con él. Dos meses más tarde, contrató a otra persona para que se hiciera cargo de sus reuniones y su agenda. Actualmente, el negocio de Palfrey cuenta con 21 miembros del personal de apoyo (cuatro de ellos son asistentes de planificación financiera) que ayudan a seis asesores. Uno de los atributos que Palfrey busca en los asistentes de planificación financiera es la atención a los detalles.

“Aplicamos una serie de pruebas que evalúan la atención que prestan a los detalles”, dijo. “Puedes capacitarlos para que desarrollen habilidades, enseñarles el camino que deben seguir y todos los aspectos técnicos de la profesión por medio de evaluaciones y nuestro programa interno de capacitación, pero es importante que presten atención a los detalles y tengan la motivación de trabajar en esta profesión. Se debe tener el deseo de prestar un servicio a los clientes”.

Dos de sus asesores actuales comenzaron trabajando como asistentes administrativos y desempeñando las tareas técnicas de un asesor de planificación financiera; otro de sus asesores, que siguió esa trayectoria en la academia del grupo financiero, actualmente trabaja como asesor en capacitación. La visión que Palfrey tiene para todos sus asesores es que el 90 % de su tiempo lo inviertan resolviendo los problemas de sus clientes.

“Cada vez que contrataba a una persona adicional, mi negocio crecía porque podía delegar tareas en cuyo desempeño no era muy bueno y mi tiempo no estaba bien invertido en ellas. ¿Para qué hacer un trabajo que te paga £20 la hora si puedes hacer algo más en lo que ganes £100 la hora? Lo más inteligente es pagarle esas £20 a otra persona”, comentó Palfrey.

Paga sobre la marcha

No tener dinero suficiente es uno de los pretextos más comunes para no contratar. Sin embargo, es probable que los asesores que se encuentran en esa situación no hayan diseñado adecuadamente su negocio, señaló Peter Hill, ChFC, miembro de MDRT desde hace 27 años de Des Moines, Iowa, EUA. Tener el dinero suficiente para contratar apoyo se reduce a una cuestión de pagarte primero un sueldo a ti mismo.

“Define qué ingresos necesitas percibir como asesor para vivir la vida que quieres; el resto de lo que generes deberás destinarlo a un depósito de capital que estés dispuesto a usar para pagarte un bono trimestral o anual o seguirlo guardando para cuando llegue el momento de contratar personal nuevo”, dijo Hill. “Si no te constituyes como una empresa y te pagas un sueldo, es probable que siempre te cueste trabajo contratar personal de apoyo. En cambio, si operas como una empresa, será relativamente sencillo contratar personal para los diferentes puestos que necesites cubrir”.

Hill agrega que pagarte un sueldo no necesariamente se traduce en que tengas que asumir un recorte salarial, sin embargo, en ocasiones es necesario estar dispuesto a dar dos pasos hacia atrás antes de poder dar dos hacia adelante.

“Nunca he considerado la posibilidad de reducir mi sueldo, sin embargo, si se trata de sacrificar mis utilidades, no tengo ningún inconveniente”, dijo Hill. “Sé que mi empresa no fue tan productiva durante los dos primeros años que comencé a contratar personal. Esto se debe a que la mayoría de los asesores no se preparan para administrar una empresa y pagarse un sueldo con la meta de que sea rentable”.

La primera persona que contrató Hill fue un empleado externo para que programara sus citas. Con el paso del tiempo, integró a un socio de planificación financiera cuyo cargo actualmente se definiría como el de un asistente de planificación financiera para que lo asistiera, detrás de escena, en la creación de planes financieros. Su grupo de servicios financieros siguió creciendo y, actualmente, cuenta con siete asesores, cada uno de los cuales es asistido por equipos compuestos por un asesor conjunto, un asistente de planificación financiera y una asistente administrativa, entre otros empleados con cargos de apoyo.

Sus asistentes de planificación financiera no son asesores con una cédula profesional, sino empleados nuevos en la profesión de servicios financieros o recién graduados de la universidad con licenciaturas en administración de empresas, finanzas e incluso algunos de ellos tienen una especialidad en arte liberal. Todos los empleados se someten a la prueba del índice de Kolbe que mide sus fortalezas cognitivas y la forma en la que instintivamente desempeñan las tareas; Hill se ha dado cuenta de que los buenos asistentes de planificación financiera tienen una puntuación más alta en los modos de acción buscador de hechos y seguimiento. Asimismo, busca candidatos que sean amables y que puedan tratar a los clientes. Los asistentes de planificación financiera toman una capacitación en el lugar de trabajo durante varios meses y aprenden una amplia gama de especialidades en servicios financieros como gestión de inversiones, gestión de riesgos y asuntos relacionados con fideicomisos, impuestos sobre la herencia y propiedad empresarial. “Tienen que conocer la mayoría de las diferentes áreas en las que operamos y todo lo que sucede en el proceso de planeación financiera”, dijo.

Uno de los grandes beneficios de Hill al contar con asistentes de planificación financiera es que lo preparan para sus reuniones con los clientes. El asistente de planificación financiera se anticipa a cualquier cuestión que pueda surgir en la sesión y marca esos temas en el programa de la reunión para que Hill pueda repasar las notas y tener la seguridad de que no necesita nada más al entrar en la reunión.

Algunos de los asistentes de planificación financiera se están preparando para convertirse en asesores en un futuro y otros estarán satisfechos de continuar en la carrera profesional como asistentes de planificación financiera, pero querrán que la complejidad de los casos y áreas que manejan aumenten. Cualquiera que sea el camino que sigan, el trabajo preliminar que desempeñan los asistentes de planificación financiera brinda a Hill la capacidad de atender a más clientes. El trabajo y los esfuerzos de otros miembros del personal de apoyo también constituyen pares de ojos extra en la empresa.

“A los clientes puedo decirles: ‘creo que hago un buen trabajo, pero si podemos contar con un par de ojos extra que revisen lo que estamos haciendo por usted, haremos un trabajo aún mejor’”, señaló Hill. “Entre más extensa y exhaustiva sea nuestra labor, mayor será el valor que aporte nuestra empresa. Nuestros clientes tienen la oportunidad de formar relaciones con varios de nosotros en lugar de con una sola persona”.

CONTACTO

Peter Hill p.hill@vfghelps.com
Craig Palfrey craig@penguinwealth.com