Debido a que las empresas luchan por lograr más con menos y los asesores ya tienen demasiadas responsabilidades, el multitasking es un atributo tan codiciado que no es de sorprender que la habilidad para gestionar múltiples responsabilidades al mismo tiempo sea un requisito de muchas vacantes laborales. El multitasking se considera una característica de competitividad y eficiencia, pero en realidad es detractor de la productividad.

El cerebro humano no está hecho para poner en práctica el multitasking. Eso es lo que arrojan los resultados de las investigaciones. Por ejemplo, en un estudio de la Universidad de Londres se detectó que los participantes que ponían en práctica el multitasking durante tareas cognitivas tenían una disminución en el puntaje de su IQ. Participantes de un estudio realizado por una agencia de investigación médica de Francia se sometieron a una resonancia magnética (RMN) mientras intentaban completar dos tareas al mismo tiempo. La RMN mostró que la corteza prefrontal del cerebro que es la que nos ayuda a enfocar nuestra atención en una sola meta se saturó con la actividad y esto provocó que los sujetos olvidaran detalles y cometieran errores. Por último, en un estudio en el que se demostró que tener menores distracciones genera una mayor productividad, investigadores de la Universidad de California en Irvine, sujetaron monitores cardíacos a empleados de oficina y rastrearon el uso de sus computadoras además de dejarlos sin correo electrónico durante cinco días. Esos trabajadores sufrieron de menos estrés, se enfocaron en una tarea por periodos más prolongados y cambiaron de pantalla con menos frecuencia.

“Para un asesor financiero el multitasking es letal. No te permite enfocarte profundamente en una tarea a la vez”, señaló Michael Ong Chong Ghee, miembro de MDRT desde hace dos años de Penang, Malasia. “Considero que las personas que ponen en práctica el multitasking no son el epítome de la eficiencia. En cambio, la determinación sí lo es”.

La determinación o el singletasking consiste en enfocarse en una sola tarea a la vez. Ponerlo en práctica nos permite estar completamente presentes e inmersos en la ejecución de la tarea que tenemos en frente. Algunas personas llaman a esto “estar en la zona” o “en un estado de fluidez”.

“Un ejemplo de esta práctica es cuando estoy en frente de mi laptop hablando por Zoom con un cliente y no permito que me distraigan mensajes, llamadas telefónicas ni notificaciones de aplicaciones”, dijo Ong. “Los clientes se dan cuenta cuando te distraes y no les estás prestando toda tu atención; esto hace que sientan que ya no son una prioridad para ti. Considero que ser productivo o efectivo puede lograrse implementando el singletasking”.

Divide el tiempo por bloques

Sin embargo, cuando Ong comenzó a trabajar como asesor de servicios financieros trataba de hacerse cargo de diferentes responsabilidades a la vez.

“Tenía que ir a reuniones con los clientes, diseñar propuestas, encontrar soluciones a sus problemas financieros y responder sus llamadas telefónicas en la noche cuando tenían alguna duda relacionada con sus pólizas”, comentó. “Conforme empecé a crecer decidí poner límites profesionales con mis clientes y colegas que me permitieran trabajar más eficientemente. Le hacía saber a mis clientes que de lunes a viernes estaba disponible para ellos y que los fines de semana estaban reservados para mi familia. Si alguien tenía alguna objeción, les decía: ‘Estoy seguro de que usted también tiene una familia y me puede comprender. Evidentemente, si tiene una urgencia le tomaré la llamada, en caso contrario, ¿le parece bien si le contesto el lunes?’”.

Los clientes esperan recibir una respuesta en cuestión de minutos y, desafortunadamente, los asesores están condicionados a responder prácticamente de inmediato. Es por ello que el consejo de Ong para los asesores financieros nuevos es establecer límites desde el principio. Una vez que los clientes y colegas sepan cuándo es un buen momento para contactarte, deberías contar con más tiempo para concentrarte en una sola tarea al mismo tiempo en lugar de lidiar que múltiples solicitudes simultáneamente.

Asimismo, recomienda crear un horario o calendario de tareas para poder designar la cantidad adecuada de tiempo que se dedicará a cada actividad específica. Ong destina la primera hora de su día laboral, 8:30 a 9:30, a las reuniones que es de donde obtiene su motivación del día.

“Las reuniones son obligatorias”, dijo. “Nos ayudan a mantener todo bajo control y estar alineados con las metas que nos fijamos”.

De las 9:30 en adelante se dedica a hacer llamadas y al trabajo directo con clientes. A las 12:30 se reúne para comer con algún cliente de manera que puedan hablar de una venta aún no cerrada o simplemente para fortalecer su relación con esa persona y saber lo que sucede en su vida. Por otro lado, establecer restricciones de tiempo para finalizar las tareas puede ayudar a los asesores a sentirse más motivados a trabajar en la ejecución de dichas tareas. En lugar de ir y venir entre diferentes tareas cada dos minutos, Ong dedica exclusivamente 20 minutos para la ejecución de una tarea antes de pasar a la siguiente o tomar un descanso.

“Un horario te ayudará a ser más disciplinado y si sigues un programa serás más productivo”, señaló Ong.

Trabaja con tecnología

Antes de la pandemia, Ong siguió el ejemplo de las personas más exitosas en su compañía y digitalizó los documentos de sus clientes. Cuando empezaron a implementarse los confinamientos, Ong ya llevaba dos años digitalizando documentos y esto hizo que fuera más fácil rastrear y recuperar sus registros.

“Si destinas mucho tiempo a la ejecución de tareas mundanas, por ejemplo, capturar datos o enviar correos electrónicos con boletines informativos o tarjetas de felicitación, considera usar herramientas de automatización que te ayuden a eliminar el trabajo repetitivo de tus responsabilidades. De esta manera tendrás más tiempo para enfocarte en lo que realmente importa. Si trabajas por tu cuenta considera contratar al menos un pasante o un empleado de medio tiempo que te ayude con el papeleo”, recomendó Ong.

Desconéctate de la red

Algunas de las mayores distracciones provienen de los correos electrónicos, las notificaciones de Zoom, las aplicaciones de mensajería y las redes sociales. Si no quieres interrupciones, desconéctate de la red hasta que hayas completado la tarea en la que te quieres enfocar en ese momento. Otra opción es activar la función “No molestar” de la configuración de tu dispositivo.

El poder de poner en práctica el singletasking puede ayudarte a lograr un equilibrio más sano entre tu vida laboral y personal. Está demostrado que enfocarse en una sola tarea a la vez genera una mayor productividad, niveles más bajos de estrés y, a la larga, te permite ser más feliz.

Tanichka Achan es redactora en Team Lewis, una agencia de comunicaciones que apoya a MDRT en el desarrollo de contenido para los mercados de la región Asia-Pacífico. Puedes contactarla en la dirección mdrteditorial@teamlewis.com.

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Michael Ong Chong Ghee mocg85@gmail.com