Guía para crear un grupo de estudio para asesores

Los grupos de estudio se basan en compartir ideas del mismo modo que se fundó MDRT: Cuando cada miembro aporta una idea al grupo, todos salen con más de lo que contribuyeron. Entre los beneficios que pueden obtener los participantes en un grupo de estudio se encuentran el aumento de la productividad, el impulso que dan los éxitos de los demás para alcanzar el siguiente nivel, el aprendizaje de una nueva especialidad o mercado meta y tener un foro de confianza para compartir retos e ideas.

Los grupos de estudio tienen éxito cuando todos los miembros están de acuerdo sobre sus expectativas y el grupo planea deliberadamente el cumplimiento de sus objetivos. Estas buenas prácticas te ayudarán a crear un grupo nuevo, unirte a uno o darle nueva vida a tu grupo actual.

1. Cómo crear un grupo de estudio

Muchos grupos de estudio están conformados por personas afines, ya sea que estas coincidan en la especialización de su negocio, su localidad o la etapa de su carrera, o tan solo en que se llevan bien. Sin importar los criterios en los que te bases, elige miembros que ayudarán a tu grupo a alcanzar sus objetivos. Estos son algunos de los estándares que podrías tomar en cuenta para aceptar miembros:

• El tamaño del negocio del miembro
• Su área geográfica
• Su edad
• Su experiencia
• Su nivel de producción
• Sus credenciales
• Su participación en el sector
• Su participación en la comunidad
• Sus afiliaciones a compañías o corredores de bolsa
• Su especialización en un producto o mercado
• Su producción individual vs. su función directiva

Cuando reclutes gente para un grupo de estudio y lo formes, debes tener perfectamente claro su objetivo para que todos los miembros contribuyan y reciban beneficios por igual. Este puede ser compartir ideas de ventas, mejorar la gestión de su negocio, incrementar su crecimiento personal o todas las anteriores. Lo más importante es que cada miembro del grupo debe estar dispuesto a compartir sus ideas y experiencias con los demás.

Algunos grupos de estudio consideran una ventaja el que sus miembros sean asesores de la misma comunidad o región, o incluso de la misma compañía. Otros creen que, entre más diversos los miembros, mejor. El grupo puede estar constituido por tres o cincuenta personas, o cualquier número intermedio, y puede establecer requisitos mínimos para ingresar, como años de experiencia, educación o participación en asociaciones profesionales como MDRT. Valora estos factores en función de qué tanto ayuden al grupo a lograr sus metas en común y su objetivo general.

Cómo incorporar o expulsar miembros

Básate en los criterios que definieron los miembros fundadores para determinar si los candidatos cumplen con los requisitos para obtener la membresía. Un miembro actual puede proponer a un nuevo integrante y pueden determinar si será aceptado mediante un proceso colectivo de toma de decisiones. Los aspirantes podrían considerarse miembros provisionales en la primera reunión a la que asistan. De este modo, los miembros actuales y el miembro provisional tienen la oportunidad de determinar si son compatibles. Otra posibilidad es que un subcomité de afiliación entreviste a los candidatos y les recomiende a los demás miembros si deben aceptarlos o no.

2. Cómo escoger el formato y contenido de las reuniones del grupo de estudio

Desde establecer una agenda hasta decidir dónde y cuándo se reúnen, hay muchas decisiones por tomar una vez que formas un grupo de estudio.

Frecuencia de las reuniones

La frecuencia con la que se reúnan puede depender de la diversidad geográfica y de los recursos económicos de los miembros del grupo de estudio. Los grupos de estudio locales podrían reunirse en persona hasta una vez al mes, mientras que los que tengan miembros de lugares alejados podrían reunirse solo una vez al año. En ocasiones, quienes se reúnen con menos frecuencia lo hacen durante varios días.

Ubicación

La ubicación del grupo debe ser equidistante para todos los miembros o ser un lugar al que todos los miembros estén dispuestos a desplazarse. Es igualmente importante que el lugar sea propicio para llevar a cabo una reunión de calidad y que el servicio de comida sea adecuado. Algunos grupos de estudio reservan un horario de comida, que les sirve también como receso, mientras que otros eligen un bufé para servirse y elegir lo que les gusta mientras continúan con la sesión.

Algunos grupos de estudio se reúnen por videoconferencia, ya sea para sus sesiones regulares o de forma adicional a las sesiones presenciales. Sin embargo, por lo general, se considera que no se consigue el mismo nivel de energía y compromiso en las reuniones virtuales que en las presenciales.

Agenda

Una agenda sirve de guía para la reunión y les permite a los miembros mantener el control de la misma. En ella, incluye el tiempo asignado a cada punto para que la reunión fluya y los miembros no se dispersen. Envía la agenda al menos siete o diez días antes de la reunión de tal manera que los miembros tengan tiempo de prepararse.

Contenido

Los grupos de estudio pueden recurrir a sus miembros para que dirijan el contenido de la reunión, invitar a oradores externos (en persona o mediante llamadas o videollamadas) o una combinación de ambas opciones. No hay un método correcto o incorrecto: todo depende de los objetivos del grupo de estudio.

Aprovecha las ideas de los integrantes de tu grupo y permíteles que contribuyan a una sesión de lluvia de ideas, en la que cada uno disponga de un espacio de cinco minutos para compartir lo que piensa. Otra posibilidad es que un miembro especializado dirija una sesión de 30 minutos sobre un tema de interés para el grupo, o una combinación de ambas opciones. Toma en cuenta lo valioso que resulta compartir los errores o fracasos además de las historias de éxito. Una fórmula sencilla de seguir es que todos los miembros estén preparados para conversar sobre:

• Algo que les esté funcionando muy bien
• Algo con lo que necesiten ayuda
• Un recurso (como un blog, producto, servicio o podcast) que crean que les sería útil a los demás miembros

Los oradores externos o las presentaciones grabadas deben seleccionarse cuidadosamente. Algunos grupos han descubierto que pueden incluir presentaciones de vendedores como una forma sencilla de reducir los costos de la reunión y, al mismo tiempo, aprender sobre un nuevo producto, servicio o proveedor. Sin embargo, no todos los grupos desean incluir este tipo de contenido. Otros incluyen a profesionales externos, como centros de influencia, para instruir al grupo. Si contratas a un orador externo, debes asegurarte de que cumpla con las expectativas, para esto, es necesario que le informes cuál es el objetivo del grupo y los niveles de experiencia de los miembros en esa área temática.

Invitados

Solo se deben permitir invitados si el grupo lo aprueba por unani- midad. Algunos grupos de estudio permiten a sus miembros invitar a una persona una vez al año; otros solo lo permiten si se trata de un posible miembro. Lo ideal sería que las reglas relativas a los invitados se acordaran al constituirse el grupo y se incluyeran en los estatutos para evitar malentendidos.

Actividades sociales

Cuando los miembros de un grupo de estudio deben viajar grandes distancias para reunirse, a algunos les gusta programar actividades sociales, como cenas. Así, los miembros designan este momento para ponerse al día sin interrumpir la agenda de negocios formal.

3. Cómo formalizar el grupo de estudio

Muchos grupos de éxito cuentan con estatutos formales por escrito que rigen sus actividades. Los estatutos deben ser claros y abarcar todos los aspectos del grupo, como su funcionamiento, quién lo dirige y cómo se incorporan o se expulsan miembros del grupo.

Algunas sugerencias de puntos que podrías incluir en tus estatutos son:

• Declaración sobre la misión del grupo
• Contrato de confidencialidad
• Número mínimo y máximo de miembros
• Estructura del grupo, incluidos datos demográficos y agenda
• División y pago de gastos
• Reglas de inclusión
• Reglas de expulsión
• Expectativas de asistencia
• Frecuencia y lugar de las reuniones
• Responsabilidades del líder
• Programa de rotación de líderes
• Toma de decisiones
• Política de asistencia de invitados
• Política para los oradores externos
• Proceso para desintegrar el grupo

4. Retos que enfrentan los grupos de estudio

Toma en cuenta estos errores comunes para asegurarte de que tu grupo de estudio sea lo más eficaz y exitoso posible.

• Falta de documentación, como criterios de participación por escrito, y una organización deficiente.
• Envejecimiento de los miembros sin un proceso o plan para incorporar nuevos miembros más jóvenes al grupo.
• Obstáculos normativos cambiantes sin una estrategia para que el grupo los estudie y aborde.
• Subestimar los costos al considerar la ubicación de los miembros y los lugares de reunión.
• Falta de comunicación abierta y honesta entre los miembros.
• Falta de comunicación y resolución de problemas dentro del grupo.
• Falta de un liderazgo sólido y eficaz y de un proceso de rotación.
• Falta de compromiso para preparar las reuniones y asistir a ellas.

Los grupos de estudio prósperos pueden convertirse en un sistema de apoyo personal con amistades profundas que mejoran el crecimiento de todos los miembros. La química entre los miembros del grupo de estudio determinará la profundidad de esta conexión.