Semua penasihat praktisi mandiri dengan jumlah nasabah yang terus berkembang pada akhir nya akan kekurangan waktu kerja. Mereka akan mandek dan sadar bahwa perlu tenaga tambahan untuk menjaga level layanan dan perhatian yang di tuntut nasabah. Jika penasihat siap men delegasikan tugas mengurus nasabah, merekrut paraplanner mungkin jadi opsi yang masuk akal.

Dengan pengawasan, tugas para planner berkisar pada penyusunan rencana keuangan, mengelola perangkat lunak perencanaan keuangan, meng input data dari dokumen onboarding nasabah, menyusun laporan untuk nasabah, dan, ada kalanya, ikut ber temu nasabah. Bantuan ini bisa melegakan waktu penasihat untuk dipusatkan pada upaya mencari nasabah baru. Tapi komitmen ekspansi bisnis harus menjadi prasyaratnya, kata Michael Kitces, seorang pendidik, pembicara, dan penerbit di industri jasa keuangan.

“Kurang bijak kalau kita merekrut (paraplanner) tanpa niat ekspansi bisnis,” tulis Kitces di blognya, Nerd’s Eye View. “Karena nantinya, jika bisnis tak kunjung berkembang, paraplanner tersebut akan hengkang dan pindah kapal, mencari peluang yang lebih baik. Atau dia keluar dan membuka kantor nya sendiri. Artinya, jika tujuannya adalah solo practice yang menguntung kan, opsi terbaik adalah merekrut admin.”

Ekspansi usaha

Sayangnya, banyak penasihat merasa tidak sanggup menanggung biaya karyawan. Itu karena mereka tidak melihat potensi ekspansi yang timbul dari kelegaan waktu mencari referensi dan bertemu lebih banyak prospek, kata Craig Palfrey, CFP.

“Jika Anda praktisi mandiri atau tim berisi dua penasihat, mau tak mau Anda harus berani mengambil risiko itu. Entah admin entah paraplanner, jelas Anda perlu bantuan,” kata anggota 14 tahun MDRT dari Cardiff, Wales, Britania Raya, ini. “Semua coach bisnis mengimbau kita untuk fokus pada kerja yang sesuai dengan keahlian kita dan mendelegasikan sisanya. Dan di profesi ini, Anda semestinya hanya ahli dalam mencari nasabah baru dan solusi bagi masalah mereka. Biarlah orang lain yang mengurus administrasi, surel tanggapan, dan pemantauan proses aplikasi. Makin cepat Anda sampai di taraf itu, makin Anda mampu menjual lebih banyak polis, membantu lebih banyak keluarga, dan bertemu lebih banyak prospek.

Setiap kali saya merekrut, bisnis saya meningkat karena saya terbebas dari tugas-tugas yang bukan keahlian saya dan yang tidak semestinya menjadi fokus saya.
—Craig Palfrey

Saat Palfrey mulai berkarier di usia 20an, kantornya melihat bahwa para penasihat mereka bisa bertemu lebih banyak nasabah kalau ada asistensi dari staf pembantu. Maka, ia dan penasihat lainnya diminta untuk mempekerjakan seorang asisten dan berkongsi tanggung jawab atas kompensasinya. Palfrey dan rekannya merekrut saudarinya, Lisa, yang bekerja sebagai paraplanner sekaligus admin dan masih bersamanya hingga kini. Dua bulan kemudian, ia me rekrut satu orang lagi untuk menangani janji temu dan jadwal kerja. Kini, enam orang penasihat di praktik jasa Palfrey didukung 21 staf pembantu — empat di antaranya paraplanner. Dan perhatian terhadap detail adalah watak yang di cari Palfrey dari seorang paraplanner

“Ada serangkaian tes untuk menilai level perhatian terhadap detail,” katanya. “Skill bisa dilatih, hal-hal teknis bisa diajarkan dengan ujian dan pelatihan internal kami, tapi perhatian terhadap detail wajib ada, begitu pula dengan motivasi untuk meniti karier di sini. Karena ukuran akhirnya adalah kepuasan nasabah atas layanan kami.”

 Dua orang penasihatnya berawal dari posisi admin dan paraplanner teknis, dan satu orang lagi – yang mengikuti jejak mereka dengan belajar di akademi perusahaan itu – kini sudah menjadi penasihat trainee. Palfrey bercita-cita semua penasihatnya mencurahkan 90% waktu mereka untuk nasabah dan merancang solusi.

“Setiap kali saya merekrut, bisnis saya meningkat karena saya terbebas dari tugas-tugas yang bukan keahlian saya dan yang tidak semestinya menjadi fokus saya. Buat apa mengerjakan hal dengan imbalan £20 sejam bila bisa mengerjakan hal lain dengan hasil £100? Lebih baik £20-nya itu diberikan ke orang lain,” kata Palfrey.

Kumpulkan modalnya

Tak punya cukup dana lazim jadi alasan tidak merekrut karyawan. Tapi mungkin penasihat yang seperti itu tidak menata praktik jasanya dengan benar, kata Peter Hill, ChFC, anggota 27 tahun MDRT dari Des Moines, Iowa, AS. Kapasitas merekrut karyawan dapat dibangun dengan menggaji diri sendiri dahulu.

“Tentukan dulu penghasilan yang dibutuhkan untuk gaya hidup yang diinginkan, lalu sisanya, taruh di ‘pundi modal’ yang entah nanti dicairkan sebagai bonus kuartalan atau tahunan untuk diri sendiri, entah disimpan hingga cukup untuk menggaji karyawan,” kata Hill. “Jika tidak menata bisnis layaknya perusahaan dan menggaji diri sendiri, mungkin Anda akan selalu kesulitan untuk mampu merekrut staf pembantu. Jika Anda menjalankan bisnis layaknya perusahaan, mestinya akan relatif mudah untuk menambah tenaga sesuai jabatan yang dibutuhkan.”

Menggaji diri sendiri tidak harus berarti memangkas penghasilan sendiri. Tapi, Hill berkata bahwa kadang orang harus mau mundur selangkah untuk bisa maju dua langkah.

“Terkait gaji, saya tidak menganggap diri mengurangi penghasilan sendiri, tapi apakah profitabilitas saya berkurang? Tentu saja,” kata Hill. “Saya tahu profitabilitas saya turun saat awal-awal merekrut orang baru. Tapi balik lagi, itu semua adalah modal usaha untuk meraih profitabilitas yang lebih tinggi ke depannya.”

Asisten pertama Hill adalah pekerja lepas yang bertugas mengatur janji temunya. Lambat laun, ia merekrut seorang financial planning associate – atau paraplanner, istilahnya sekarang – untuk membantu kerja penyusunan rencana keuangan. Kantor jasa keuangannya terus tumbuh hingga beranggotakan tujuh orang penasihat, yang masing-masing didukung seorang co-advisor, seorang paraplanner, dan seorang admin, di antara staf pembantu lainnya.

Para paraplanner yang bekerja di tempatnya bukan praktisi berlisensi, melainkan pemula di jasa keuangan atau lulusan baru dari jurusan administrasi bisnis, keuangan, dan bahkan ilmu humaniora. Semua karyawan mengambil tes Kolbe, yang mengukur kekuatan kognitif dan insting mereka dalam bekerja, dan Hill mendapati bahwa paraplanner yang baik adalah orang dengan skor fact-finding dan follow-through tinggi. Ia juga mencari kandidat yang supel dan pandai bicara dengan nasabah. Mereka menjalani pelatihan di tempat kerja selama beberapa bulan dan belajar bidang-bidang khusus jasa keuangan seperti manajemen investasi, manajemen risiko, pajak trust dan harta, serta masalah kepemilikan usaha. “Mereka harus mengetahui sebagian besar bidang yang kami kerjakan dan seluk-beluk perencanaan keuangan,” katanya.

Manfaat besar punya tenaga paraplanner adalah dukungan persiapan untuk bertemu nasabah. Paraplanner mengantisipasi semua hal yang mungkin terjadi di pertemuan dan menandainya di daftar agenda untuk dibaca oleh Hill. Dengan begitu, ia “merasa sangat percaya diri saat bertemu dengan nasabah.”

Ada paraplanner yang berpotensi menjadi penasihat, sementara ada juga yang puas dengan karier sebagai paraplanner tetapi ingin mengembangkan keahlian pada case atau bidang layanan yang mereka tangani. Yang mana pun tipenya, dukungan paraplanner telah memampukan Hill untuk melayani lebih banyak nasabah. Perhatian mereka dan upaya staf pendukung lainnya juga menjadi ‘sepasang mata tambahan’ untuk bisnisnya.

“Saya katakan kepada nasabah, ‘Saya rasa saya cukup piawai di profesi ini, tetapi jika ada mata lain yang menambah kecermatan kami, itu justru lebih baik,’” kata Hill.

“Kedalaman dan keluasan perhatian inilah yang menambah nilai kantor kami. Nasabah pun dapat menjalin relasi dengan bebe-rapa orang, bukan salah seorang dari kami saja”

KONTAK

Peter Hill p.hill@vfghelps.com
Craig Palfrey craig@penguinwealth.com