Tak semua orang bisa menjalankan praktik jasa keuangan yang sukses. Tak semua orang bisa meraih gelar ganda di jurusan akuntansi dan bisnis, dengan fokus studi ilmu keuangan.

Sekarang bayangkan Anda mencoba meraih keduanya sekaligus – di usia yang baru 25.

Bagi Daniel Heng, AEPP, IBFQ, yang tengah mengupayakan itu semua, produktivitas sedahsyat itu awalnya tampak mustahil. Ketika anggota tiga tahun MDRT dari Singapura ini menjadi penasihat tiga tahun silam, ia terus merasa “Kok mereka bisa?” setiap kali ia berjumpa dengan sejawat yang tampak mampu menangani komitmen profesi dan akademik dengan fasih.

“Tiap orang yang saya jumpai seolah sudah tahu rahasia menyelaraskan kedua dunia itu, menyulap yang tadinya tampak seperti tantangan tak teratasi jadi tugas yang bisa ditangani,” kata Heng.

Tapi Heng – kini mendekati semester akhirnya di universitas – tak cuma diam dan terpana dengan keberhasilan orang lain. Ia bertanya pada kolega, teman sekelas, dan penasihat, dan tergerak oleh wacana bahwa setiap orang – tokoh global seperti pendiri Microsoft, Bill Gates, dan CEO Apple, Tim Cook, sekalipun – bekerja dalam kurun 24 jam sehari. Sebuah artikel tentang rutinitas Cook yang merangkum fokus dan kesengajaannya itu mendongkrak motivasi Heng ke level baru.

“Saya sadar, orang sukses tak hanya melewati waktu,” kata Heng, yang kerap merasa sibuk tapi tak produktif di tengah kelindan tugas sekolah dan janji temu nasabah. “Mereka menjadikan tiap saat berarti.”

Merenungkan kesadaran ini, cara pandang Heng terhadap produktivitas dan cara mengoptimalkan waktu mulai berubah dari sekadar sibuk menjadi giat strategis. Motivasinya berpangkal dari perspektif bahwa tiap tugas adalah langkah menuju prestasi akademik dan pengembangan keahlian untuk lebih berkontribusi pada hidup para nasabah.

Agar efektif mengelola waktu, ia mengandalkan dua strategi utama.

1. Prioritas ABCDE

Penentuan prioritas adalah teknik sederhana-tapiefektif Heng untuk menangani tugas-tugas hariannya. Lebih spesifik lagi, cara yang terbukti manjur untuk praktiknya adalah strategi yang tertuang dalam buku Brian Tracy, Eat That Frog!:

• Tugas A: Kegiatan krusial dengan konsekuensi signifikan jika diabaikan. Tuntaskan tugas ini terlebih dahulu.
• Tugas B: Penting tapi kurang mendesak.
• Tugas C: Tugas tanpa konsekuensi signifikan.
• Tugas D: Tugas untuk didelegasikan.
• Tugas E: Tugas remeh yang bisa dikesampingkan.

Bagi Heng, tugas golongan A mencakup prospecting, membuka case (mis. bertemu nasabah dan mencari gap di portofolionya), dan menutup case (mis. rekomendasi solusi untuk menutup gap tersebut). Di sisi yang lain, tugas golongan D meliputi pemantauan klaim pajak dan pengajuan klaim untuk nasabah. Tanggung jawab ini didelegasikan kepada staf adminnya, agar proses klaim lebih efisien.

“Saya beri tahu nasabah, tugas saya memastikan mereka bisa mengajukan klaim, sementara tugas staf saya mengajukan klaimnya. Begitu pun, sebisa mungkin, saya tetap tangani sendiri klaim penting untuk manfaat kematian dan penyakit kritis,” kata Heng.

Dengan rutin mengevaluasi daftar tugas melalui perspektif ini, Heng mengarahkan upayanya ke aktivitas yang paling berarti, agar tiap menit waktu yang ia gunakan dapat berkontribusi signifikan terhadap pencapaian tujuan besarnya.

2. Prinsip Pareto

Strategi lain adalah penguncian jadwal harian berdasarkan prinsip Pareto. Menurut prinsip ini, 80% hasil berpangkal dari 20% upaya. Menerapkan konsep ini pada jadwal hariannya, Heng dengan teliti menemukenali 20% tugas seperti prospecting, pemasaran, dan temu nasabah untuk case baru atau closing yang menghasilkan 80% luaran yang diinginkan.

Dengan begitu, Heng mengalo-kasikan waktu tertentu agar tiap kegiatan penting punya ruang tersendiri di hari kerjanya. Disiplin mematuhi batas-batas waktu telah menajamkan fokus dan efisiensinya, yang konsisten membuahkan hasil produktif.

Untuk memastikan kedua strategi ini diterapkan secara ajek, ia menjalankan tiga metode wajib:

• Gandeng mitra akuntabilitas: Kolaborasi dengan kolega atau mentor menjadi sistem dukungan yang membina akuntabilitas dalam mematuhi praktik manajemen waktu yang efektif.
• Budayakan pembelajaran berkelanjutan: Menghadiri seminar, membaca buku, dan mengikuti lokakarya manajemen waktu memastikan Heng selalu melek strategi baru.
• Sisihkan waktu untuk zoom out: Sekali seminggu, Heng meninjau aktivitas mingguan dan menjauh dari pelaksanaan tugas-tugas harian untuk mendapatkan perspektif yang lebih luas serta merencanakan tugas-tugas pekan berikutnya dengan strategis.

“Di dunia perencanaan keuangan dan akademis, ada ilusi bahwa makin sibuk, makin produktif,” kata Heng. “Padahal kenyataannya amat jauh berbeda. Bukan soal jumlah waktu yang dikerahkan, melainkan esensi dan dampak dari waktu tersebut.”

Audrey Heng adalah penulis untuk Team Lewis, agensi komunikasi yang membantu pengembangan konten MDRT untuk pasar Asia-Pasifik. Hubungi mdrteditorial@teamlewis.com.

KONTAK

Daniel Heng danielheng@aiafa.com.sg