Zhang Sha terapkan proses 5 kata untuk maksimalkan pengelolaan waktu dan perencanaan yang efektif.

Kenapa pengelolaan waktu penting bagi Anda?

Selain pekerjaan, kita harus punya rencana untuk pribadi dan keluarga, dan pengelolaan waktu berperan penting dalam meningkatkan performa kita. Kunci pengelolaan diri adalah punya target untuk diri sendiri. Untuk mengelola jadwal dan kinerja, saya mencacah pekerjaan menjadi sejumlah tugas bulanan dan mingguan berdasarkan target.

Bagaimana cara Anda mengelola bisnis dan kemitraan Anda secara efektif?

Cara yang paling cocok untuk saya adalah proses lima kata: Delegasikan, Kerjakan, Catat, dan Bilang Tidak. Tugas yang tak harus saya lakukan sendiri bisa didelegasikan kepada asisten atau orang lain yang lebih sesuai. Entah untuk perusahaan atau nasabah, biasanya saya luangkan 10 detik untuk menilai bisa tidaknya tugas itu didelegasikan. Jika harus dikerjakan sendiri, akan saya lakukan sesegera mungkin. Misalkan nasabah baru tidak tersedia dalam pekan ini, langsung saya catat statusnya dalam catatan kerja saya. Dengan mencatatnya, saya bisa cari waktu yang lebih pas untuk menghubungi mereka lagi. Mustahil kita mampu mengerjakan semuanya. Maka, kita harus belajar bilang tidak dalam keseharian kerja kita. Jika menghadapi hal yang di luar kemampuan, saya akan langsung bilang, “Maaf, saya tidak bisa.” Dengan begitu, beban kerja bisa saya kendalikan.

Pada tahap Kerjakan, bagaimana cara Anda menangani banyaknya tugas yang ada?

Prioritaskan yang paling penting. Tugas yang mendesak sekaligus penting akan langsung saya kerjakan. Itu prioritas saya, disusul tugas yang penting tetapi tak mendesak. Misalnya, pengembangan dan pelayanan nasabah mungkin tidak langsung menunjukkan hasil, tetapi nilai tambahnya besar dalam jangka panjang. Banyak dari kita salah persepsi tentang waktu. Andai penasihat mencatat waktu yang dihabiskan, mereka akan sadar: Mayoritas waktu habis untuk kegiatan tidak produktif atau bermanfaat.

Apa kiat manajemen waktu dari Anda agar produktivitas meningkat?

Jangan kejar kesempurnaan dalam segala hal. Kadang, penasihat merevisi proposal berkali-kali agar tampak sempurna saat disajikan kepada nasabah. Mengejar kesempurnaan dalam segala hal justru bisa berujung masalah. Pertama, waktu dan tenaga terkuras dan tugas lain jadi telantar. Kedua, obsesi mengejar kesempurnaan dalam segala hal justru membuat orang berharap terlalu banyak dari Anda.

Zhang Sha adalah anggota 13 tahun MDRT dari Shanghai, Tiongkok. Hubungi Sha di 849070391@qq.com.