Konsep grup studi bertumpu pada prinsip dasar berbagi ide yang menjadi fondasi dibentuknya MDRT: Bila setiap anggota menyumbang ide, semuanya akan menerima lebih dari telah disumbangkan. Manfaat yang dapat dirasakan peserta grup studi antara lain: meningkatnya produktivitas, terpacu oleh kesuksesan kolega untuk capai level berikutnya, belajar tentang spesialisasi atau pasar sasaran baru, dan forum tepercaya untuk berbagi tantangan serta gagasan.

Grup studi berhasil bila semua anggota menyepakati ekspektasinya dan grup menyusun rencana untuk mencapai tujuan-tujuannya. Beberapa praktik baik ini akan membantu Anda membentuk grup yang baru, bergabung dengan grup yang sudah ada, atau menggiatkan kembali grup saat ini.

1. Membentuk grup studi

Banyak grup studi berisi orang-orang sepemikiran, entah mirip dalam hal spesialisasi praktik, tempat tinggal, jenjang karier, atau sekadar saling cocok saja. Apa pun kriterianya, pilih anggota yang akan membantu grup mencapai tujuannya. Contoh syarat keanggotaannya meliputi:

• Skala bisnis anggota
• Tempat
• Usia
• Pengalaman
• Level produksi
• Kredensial
• Keterlibatan di industri
• Keterlibatan di komunitas
• Afiliasi perusahaan atau broker-dealer
• Spesialisasi pasar atau produk
• Produksi pribadi vs. posisi manajer/leader

Saat merekrut anggota atau membentuk grup, tujuan grup studi harus sudah jelas sehingga semua anggota memahami hal yang akan mereka berikan dan dapatkan dari grup. Tujuan tersebut dapat berupa, antara lain, berbagi ide penjualan, meningkatkan manajemen praktik, meningkatkan pertumbuhan pribadi, atau semuanya. Namun yang terpenting, setiap anggota grup harus bersedia berbagi ide dan pengalaman dengan yang lain.

Ada grup studi yang merasa lebih efektif bila anggotanya berasal dari wilayah atau komunitas yang sama, atau bahkan dari perusahaan atau agensi yang sama. Grup yang lain merasa, lebih beragam lebih baik. Jumlah anggota bisa tiga hingga 50 orang, dan boleh jadi ada syarat minimal seperti durasi pengalaman, pendidikan, atau keterlibatan di asosiasi profesi seperti MDRT. Pertimbangkan bagaimana semua faktor ini membantu grup mencapai tujuan bersama dan menjalankan fungsinya.

Penambahan dan pengurangan anggota

Gunakan kriteria yang ditetapkan oleh para anggota pendiri untuk menentukan syarat keanggotaan. Anggota baru dapat diterima atas rekomendasi anggota lama dan penerimaan dilakukan lewat pengambilan keputusan bersama. Calon anggota bisa diberi keanggotaan sementara saat menghadiri pertemuan pertama. Dengan begitu, anggota lama dan anggota sementara dapat menilai kecocokan mereka. Atau, bentuk sub-komite grup untuk mewawancarai dan merekomendasikan diterima atau tidaknya calon anggota.

2. Menentukan format dan konten pertemuan grup studi

Dari menyusun agenda hingga memutuskan waktu dan tempat pertemuan, ada banyak keputusan yang harus diambil setelah membentuk grup studi.

Frekuensi

Frekuensi pertemuan bisa ditentukan berdasarkan keberagaman geografis dan anggaran para anggota. Grup studi lokal mungkin bisa bertemu tatap muka tiap bulan, tapi yang anggotanya tinggal berjauhan mungkin hanya bertemu sekali setahun. Mereka yang lebih jarang bertemu kadang menggelar pertemuan selama lebih dari sehari.

Lokasi

Pilih lokasi yang jaraknya kurang lebih sama dari tempat tinggal semua anggota. Atau, pilih lokasi yang disukai semua anggota. Penting juga memastikan lokasinya kondusif untuk menggelar pertemuan dengan baik dan kateringnya cocok. Ada yang makan siangnya dihidangkan; ada juga yang prasmanan, agar bisa mengambil makanan lalu melanjutkan diskusi.

Ada grup studi yang bertemu secara virtual, baik untuk semua pertemuan atau untuk menyelingi pertemuan langsung. Perlu diingat, lazimnya temu virtual tidak memberi tingkat energi dan komitmen yang sama dengan pertemuan langsung.

Agenda

Agenda disusun sebagai panduan sekaligus cara mengontrol jalannya pertemuan. Di agenda Anda, sertakan durasi untuk tiap mata acara sehingga pertemuan lancar dan pembicaraan tidak melenceng. Kirimkan agenda pertemuan tujuh hingga 10 hari sebelum hari-H sehingga ada cukup waktu bagi para anggota untuk bersiap.

Konten

Grup studi bisa menunjuk anggotanya sebagai pemandu konten selama pertemuan, atau mengundang pembicara luar (secara langsung ataupun virtual) — atau gabungan keduanya. Yang mana pun pilihannya, semua tergantung pada tujuan grup studi.

Manfaatkan ide dari anggota grup dengan membuka ruang partisipasi di sesi brainstorming, yaitu saat setiap anggota diberi waktu lima menit untuk berbagi ide. Atau, anggota dengan keahlian tertentu bisa mengisi sesi 30 menit untuk membahas topik khusus yang bermanfaat bagi grup, atau gabungan keduanya. Ingat bahwa cerita tentang kesalahan atau kegagalan, di samping kisah sukses, juga bisa bermanfaat. Formula sederhana alur pokok bahasannya adalah sebagai berikut:

• Hal yang sudah berjalan sangat baik
• Hal yang perlu dibantu
• Satu sumber daya yang diyakini bisa membantu anggota lain (seperti blog, produk, jasa, atau podcast)

Selektiflah dalam memilih pembicara luar atau rekaman presentasi. Ada grup yang mendapati bahwa presentasi vendor adalah cara mudah mengurangi biaya pertemuan sambil belajar tentang produk, jasa, atau penyedia baru. Namun, tidak semua grup mau menggunakan jenis konten seperti ini. Ada juga grup yang mengundang profesional dari luar, seperti pusat pengaruh, untuk memberikan informasi edukatif. Saat merekrut pembicara luar, berikan pengarahan tentang tujuan grup dan tingkat pengalaman anggota di bidang topik tersebut agar presentasinya pas.

Tamu

Tamu hanya diperbolehkan atas kesepakatan semua anggota grup. Ada yang mengizinkan anggotanya mengundang tamu sekali setahun. Ada juga yang membolehkan tamu jika tamu tersebut merupakan calon anggota. Idealnya, peraturan tentang tamu ditentukan saat grup dibentuk dan disertakan dalam tata tertib grup studi sehingga tidak ada kesalahpahaman.

Aktivitas keakraban

Bila anggotanya melakukan perjalanan jauh untuk bertemu, ada grup studi yang menggelar aktivitas keakraban, seperti makan malam bersama. Waktu khusus ini memungkinkan anggota saling bercengkerama tanpa mengganggu agenda formalnya.

3. Memformalkan grup studi

Banyak grup studi sukses yang punya tata tertib tertulis resmi untuk mengatur aktivitasnya. Tata tertib ini harus jelas, meliputi semua aspek grup seperti pelaksanaannya, pemimpinnya, serta prosedur penambahan dan pemberhentian anggotanya.

Berikut beberapa poin yang perlu disertakan dalam dokumen tata tertib:

• Pernyataan misi
• Perjanjian kerahasiaan
• Jumlah maksimal dan minimal anggota
• Struktur grup, termasuk demografi dan agenda
• Pembagian dan pembayaran belanja
• Prosedur penerimaan
• Prosedur pemberhentian
• Ekspektasi kehadiran
• Frekuensi dan lokasi pertemuan
• Tanggung jawab pemimpin
• Jadwal rotasi pemimpin
• Pengambilan keputusan
• Kebijakan kehadiran tamu
• Kebijakan pembicara luar
• Prosedur pembubaran grup

4. Tantangan yang dihadapi grup studi

Waspadai berbagai tantangan umum ini agar grup studi Anda efektif dan sukses.

• Kurangnya aturan, seperti kriteria tertulis syarat partisipasi, dan pengelolaan yang buruk
• Seiring bertambahnya usia para anggota, tidak ada proses atau rencana untuk menambah anggota baru yang lebih muda
• Mengubah regulasi tanpa ruang untuk mengkaji dan mengatasi masalah terlebih dahulu
• Meremehkan kendala biaya saat menimbang lokasi anggota dan tempat bertemu
• Kurangnya komunikasi terbuka dan jujur di antara para anggota
• Gagal merembuk dan memecahkan berbagai masalah internal grup
• Kurangnya kepemimpinan yang kuat dan efektif serta proses rotasi
• Kurangnya komitmen menyiapkan dan menghadiri pertemuan

Grup studi yang sukses bisa berkembang jadi sistem dukungan pribadi dengan persahabatan erat yang mendorong pertumbuhan semua anggotanya. Kecocokan di antara diri para anggota menentukan dalamnya hubungan yang akan terjalin.