장 샤(Zhang Sha)는 시간 관리와 효과적인 계획을 최대한 활용하기 위해 네 단어 프로세스를 따릅니다.

시간 관리가 중요한 이유는 무엇인가요?

직장 외에도 우리는 모두 삶과 가족을 위해 계획을 세워야 하며, 시간 관리가 성과를 향상시키는 데 중요한 역할을 합니다. 자기 관리의 핵심은 스스로 목표를 설정하는 것입니다. 저는 목표에 따라 일을 월별, 주별 업무로 나누어 목표 일정과 성과를 관리합니다.

사업과 파트너십을 어떻게 효과적으로 관리하시나요?

저에게 가장 잘 맞는 방법은 제가 만든 네 단어 프로세스입니다. 위임하기, 실행하기, 기록하기, 거절하기입니다. 제가 직접 수행할 필요가 없는 업무는 비서에게 위임하거나 더 적합한 사람을 추천합니다. 회사를 위한 업무든 고객을 위한 업무든, 저는 보통 10초 이내에 위임할지 여부를 미리 판단합니다. 제가 직접 해야 하는 일이 있다면 최대한 빨리 처리합니다. 새로운 고객에게 연락했는데 이번 주에는 연락이 불가능한 경우, 저는 즉시 제 업무 일지에 고객의 상태를 기록합니다. 무슨 일이 있었는지 기록하면 다시 연락할 더 나은 시기를 생각해 내게 됩니다. 우리는 모든 것을 성취할 수 없으므로 일상 업무에서 거절하는 법을 배워야 합니다. 제 능력을 벗어나는 일을 마주치면 즉시 "죄송합니다. 할 수 없습니다."라고 말하곤 합니다. 이런 식으로 하면 업무량을 제가 통제할 수 있습니다.

네 단어 프로세스의 실행 단계에서 많은 업무를 어떻게 처리하시나요?

저는 먼저 중요한 것을 먼저 하는 원칙을 따릅니다. 저는 긴급하고 중요하다고 생각하는 일이 있으면 즉시 처리합니다. 이런 항목과 중요하지만 긴급하지 않은 항목이 제가 가장 먼저 주의를 기울이는 부분입니다. 예를 들어, 고객 개발과 고객 서비스는 즉시 결과를 낼 수는 없지만 장기적으로 많은 부가가치를 창출합니다. 많은 사람이 시간에 대해 잘못 생각합니다. 상담사가 시간을 어떻게 보내는지 기록해 보면 많은 사람이 업무 시간의 상당 부분을 생산적이거나 가치 있는 활동이 아닌 일에 보내는 것을 알게 될 것입니다.

생산성을 높이고 싶은 상담사를 위한 시간 관리 팁이 있다면 무엇인가요?

모든 일에서 완벽을 기하려고 하지 마세요. 일부 상담사는 고객에게 완벽한 제안서를 제출하기 위해 제안서를 계속해서 수정하는 경우가 있습니다. 하지만 모든 일에서 완벽을 기하려고 하면 여러 가지 문제가 발생할 수 있습니다. 첫째, 시간과 에너지를 많이 빼앗기면서 정작 다른 일을 할 수 없게 됩니다. 둘째, 모든 일에서 완벽을 기하려고 하면 많은 사람이 여러분에게 너무 많은 것을 기대하게 됩니다.

장 샤(Zhang Sha)는 중국 상하이 출신의 13년 차 MDRT 회원입니다. 연락처: 849070391@qq.com.