Việc nhìn ra bức tranh lớn không dễ nếu bạn dành quá nhiều thời gian làm việc ở văn phòng thay vì vào việc kinh doanh. Nếu bạn phải đảm nhiệm quá nhiều nhiệm vụ hành chính, bạn sẽ mất thời gian đáng ra được dành cho các hoạt động mang lại giá trị gia tăng và đạt các mục tiêu khác để đạt Court of the Table và Top of the Table.
Trong những ngày đầu làm tư vấn viên, bạn sẽ phải bỏ ra hàng giờ ngồi máy tính chạy báo cáo và dự báo tài chính, xử lý việc văn phòng vì bạn chỉ có một ít khách hàng và cần để tâm đến chi phí. Nhưng, giờ đã đến lúc giao việc. Hãy thuê một trợ lý. Giao việc cho một người có thể làm việc đó với chi phí thấp hơn là bước đi đúng đắn vì nếu tự mình làm hết công việc bận rộn đó sẽ khiến bạn không thể thành công. Có nhiều người thích làm loại công việc này và họ có thể là một phần rất thành công trong nhóm của bạn.
Thứ hai, hãy tin tưởng nhân viên. Khi bạn thuê nhân viên để làm một công việc cụ thể, hãy để họ làm theo cách của họ. Hãy hiểu rằng nhân viên của bạn có cách thức khác nhau để hoàn thành công việc và vẫn đạt kết quả mong muốn.
Thứ ba, không nên quản lý vi mô. Nếu bạn không thể từ bỏ quyền kiểm soát và cho phép thành viên trong nhóm thực hiện các chức năng hành chính, tất cả những gì bạn đạt được là tăng thêm chi phí quản lý và chỉ nhận được một nửa lợi nhuận. Hãy bắt đầu để mọi người tham gia công việc bằng cách cho phép nhân viên tham dự các buổi họp cùng với bạn. Được cọ xát và thực sự tham gia sẽ khiến công việc của họ dễ dàng hơn vì họ sẽ hiểu những gì bạn làm và yêu cầu của bạn.
Tăng cấp độ giao việc
Cho tới giờ phút này, bạn đã giao cho nhân viên một số chức năng hàng ngày để giải phóng thời gian thực hiện hoạt động tiếp xúc khách hàng cho hiệu suất cao hơn. Nhưng theo quan điểm của tôi, bạn mới chỉ đi được nửa chặng đường. Giao việc thực sự và sâu sắc hơn là nấc thang để đi từ người quản lý đại lý cấp MDRT lên Court of the Table hay Top of the Table.
Để thực sự giao việc hiệu quả, bạn phải bắt đầu bằng việc cho phép họ tham gia một số hoạt động tiếp xúc khách hàng. Bạn có thể cho rằng mình là bộ mặt của tổ chức và làm như vậy sẽ bảo đảm xử lý việc giao tiếp với khách hàng theo cách bạn muốn. Điều đó có thể hiệu quả, nhưng bạn cần xây dựng khái niệm doanh nghiệp mạnh và có năng lực dưới con mắt của khách hàng và khách hàng tiềm năng. Nếu không làm vậy, mọi giao tiếp với khách hàng sẽ phải thông qua bạn và bạn sẽ phải liên tục đi giải quyết sự cố thay vì tập trung xây dựng doanh nghiệp. Hãy dành thời gian và công sức để mở rộng quan hệ với khách hàng kể cả đội ngũ của bạn. Như vậy, bạn sẽ có thể nâng cao vị thế doanh nghiệp theo nhiều cách và vượt ra khỏi khuôn khổ của việc giao việc cơ bản. Cuối cùng, khách hàng cảm thấy thoải mái hơn khi biết đằng sau bạn có cả một đội ngũ vì họ không phải luôn nói với bạn để giải quyết mọi việc.
Từ bỏ cái tôi
Giao việc là giai đoạn chuyển tiếp khó khăn đối với tư vấn viên vì chúng ta đã xây dựng sự nghiệp dựa trên việc tập trung vào khách hàng và đóng vai trò là bộ mặt của tổ chức. Giờ đã đến lúc bước sang một bên và để thành viên trong nhóm được khách hàng biết đến nhiều hơn. Điều này rất khó nhưng cần thiết để làm chủ việc nâng cấp độ giao việc vì bạn đang xây dựng một doanh nghiệp, không phải một thông lệ về phong cách sống.
Nếu không giao hoạt động giao tiếp với khách hàng, bạn sẽ không thu được đầy đủ ích lợi của việc này. Mọi người trong doanh nghiệp không ở đó để hỗ trợ bạn. Chúng ta có thể là động lực thúc đẩy, nhưng mọi người trong nhóm nên tham gia hỗ trợ doanh nghiệp, nên bạn cần điều chỉnh. Thay vì kỳ vọng mọi dịch vụ sẽ do bạn cung cấp, hãy bảo đảm doanh nghiệp của bạn gửi đề xuất phù hợp cho khách hàng vào đúng thời điểm. Hãy khiến đội ngũ của bạn trở nên quan trọng hơn bạn trong mắt khách hàng. Cái tôi quá lớn không tốt cho xây dựng doanh nghiệp.
Bên cạnh việc để thành viên trong nhóm tham dự các buổi họp, hãy để họ trình bày kế hoạch tài chính do họ tạo ra và giao cho họ gọi điện cho khách hàng sau khi có báo cáo quý. Khi bạn để họ bắt đầu xây dựng quan hệ với khách hàng, hãy cho họ cơ hội tư vấn. Khi bạn nhận được email, hãy cho phép nhân viên trả lời. Thay vì tự mình trả lời tin nhắn qua điện thoại của khách hàng, hãy để thành viên trong nhóm làm việc đó.
Dạy nghề và công nghệ
Hãy làm cho nhóm của bạn thành công hơn bằng cách để họ tham gia vào quá trình học hỏi. Hãy để họ chuẩn bị hồ sơ và cho họ tham gia các buổi thảo luận về chiến lược. Việc thảo luận các tình huống khách hàng với tất cả nhân viên sẽ khiến họ hiểu rõ hơn về phong cách tư vấn của bạn và cách bạn đưa ra tư vấn. Bạn không thể chỉ trông chờ nhân viên của bạn biết điều đó. Bạn còn có một phong cách nhất định, một chiến lược nhất định và bạn muốn cả nhóm lĩnh hội được kiến thức đó. Kết quả phải là mỗi khi khách hàng nói với ai đó trong công ty, điều đó phải như là họ đang nói với bạn và nghe chiến lược của bạn. Trong khi đó, bạn có thể gia tăng năng suất bằng cách dành nhiều thời gian hơn cho những khách hàng tạo ra nhiều doanh thu hơn và các hoạt động gia tăng giá trị khác.
Chúng ta có thể là động lực thúc đẩy, nhưng mọi người trong nhóm nên tham gia hỗ trợ doanh nghiệp.
Cuối cùng, hãy đầu tư vào công nghệ. Dù bạn giao trọng trách tiếp xúc khách hàng cho nhóm, nếu vẫn làm một số việc theo cách cũ, bạn sẽ mất nhiều thời gian và công sức hơn. Hãy vận dụng và học hỏi công nghệ khiến quy trình của bạn hiệu quả hơn, đổi lại sẽ khiến việc giao việc trở nên có năng suất hơn.
Giao việc không những giúp doanh nghiệp phát triển nhanh hơn mà còn làm doanh nghiệp của bạn hấp dẫn hơn khi bán hàng vì bạn không phải là người duy nhất. Bạn có một đội ngũ có thể phục vụ khách hàng nhất quán và lặp lại. Giao việc không phải là để phục vụ tư vấn viên, mà là để xây dựng một doanh nghiệp và bảo đảm mọi hoạt động được những người phù hợp thực hiện. Khi áp dụng cách tốt nhất để cung cấp dịch vụ nhất quán cho khách hàng, bạn sẽ xây dựng được mô hình kinh doanh vui vẻ và có khả năng sinh lời nhiều hơn.
Xem phần trình bày của Holz tại Sự kiện Trực tuyến Hội nghị Thường niên và Hội nghị Toàn cầu MDRT 2020 tại mdrt.org.
