Bất kỳ tư vấn viên nào làm việc một mình với danh sách khách hàng ngày càng dài cuối cùng cũng thấy không đủ thời gian cho một ngày. Họ sẽ vấp phải bế tắc và nhận ra họ cần trợ giúp để duy trì mức độ dịch vụ và quan tâm mà khách hàng yêu cầu. Nếu tư vấn viên đó sẵn sàng bàn giao mối quan hệ với khách hàng, thì việc thuê một nhân viên phụ trợ hoạch định có thể có giá trị.

Dưới sự giám sát của tư vấn viên, nhân viên phụ trợ hoạch định tập hợp các kế hoạch tài chính, quản lý phần mềm hoạch định tài chính, nhập dữ liệu từ đơn đăng ký của khách hàng, tạo báo cáo cho khách hàng và trong một số trường hợp, dự họp cùng khách hàng. Sự hỗ trợ đó giúp tư vấn viên có thêm thời gian để tập trung vào việc mang lại khách hàng mới. Nhưng điều kiện tiên quyết cho việc thuê thêm nhân viên phụ trợ hoạch định là bạn phải cam kết phát triển doanh nghiệp, Michael Kitces, một nhà giáo dục, diễn giả và tác giả trong ngành dịch vụ tài chính cho biết.

“Nói chung việc thuê (nhân viên phụ trợ hoạch định) không phải là ý hay nếu bạn không có kế hoạch phát triển,” Kitces chia sẻ trên blog Nerd’s Eye View. “Vì về lâu dài, nếu công việc kinh doanh không phát triển, rốt cục nhân viên phụ trợ hoạch định tham vọng đó sẽ rời đến nơi khác có nhiều cơ hội tốt hơn. Hoặc thay vào đó, họ sẽ ra ngoài và thành lập doanh nghiệp tư vấn riêng của mình. Điều này có nghĩa nếu mục tiêu chỉ đơn giản là vận hành một doanh nghiệp cá thể có lãi, thì có lẽ tốt nhất bạn nên tuyển một nhân viên hành chính.”

Tăng trưởng

Thường tư vấn viên nhận thấy việc thuê một người bất kỳ sẽ tốn nhiều hơn khả năng chi trả của họ. Đó là vì họ không nhìn ra sự phát triển sẽ đến với việc kinh doanh khi có nhiều thời gian hơn cho giới thiệu và gặp nhiều người hơn, Craig Palfrey, CFP, chia sẻ.

“Nếu bạn là một cá nhân hoạt động độc lập hoặc các bạn là hai tư vấn viên tự mình làm tất cả, thì bạn phải chấp nhận thôi. Cho dù đó là nhân viên hành chính hay phụ trợ hoạch định, tôi không nghĩ điều đó quan trọng,” thành viên MDRT 14 năm đến từ Cardiff, Wales, Vương quốc Anh, thổ lộ. Các huấn luyện viên kinh doanh nói chúng tôi giao việc mình không giỏi cho người khác làm và chỉ làm những gì mình thạo. Nếu đang làm trong nghề này, bạn nên thành thạo việc tìm kiếm khách hàng mới và giải quyết vấn đề của họ. Hãy để người khác làm công việc hành chính, theo dõi email, trao đổi với công ty bảo hiểm. Càng sớm đạt được điều đó, bạn càng thấy mình có khả năng ký nhiều hợp đồng, giúp đỡ nhiều gia đình và gặp gỡ nhiều người hơn.

Mỗi lần thuê thêm một nhân viên, công việc kinh doanh của tôi lại phát triển vì tôi thoát khỏi những việc mà tôi không giỏi, và không cho phép tôi tận dụng tốt nhất thời gian của mình.
—Craig Palfrey

Khi mới vào nghề dịch vụ tài chính lúc hơn 20 tuổi, doanh nghiệp của Palfrey nhận thấy tư vấn viên có thể gặp nhiều khách hàng hơn nếu họ có nhân viên hỗ trợ. Vì vậy, công ty nhất quyết đề nghị anh và tư vấn viên khác thuê chung một trợ lý và trả một phần lương. Hai người đã thuê em gái của anh, Lisa, làm phụ trợ hoạch định/hành chính và đến giờ cô vẫn làm việc với anh. Vài tháng sau, anh thuê một người nữa để xử lý cuộc hẹn và lịch làm việc. Hiện giờ, doanh nghiệp của Palfrey có 21 nhân viên hỗ trợ — bốn người làm phụ trợ hoạch định — cho sáu tư vấn viên. Chú ý đến từng chi tiết là một đức tính mà Palfrey muốn có ở nhân viên phụ trợ hoạch định.

“Chúng tôi có một loạt bài kiểm tra chỉ để kiểm tra khả năng chú ý đến từng chi tiết,” anh chia sẻ. “Bạn có thể đào tạo về kỹ năng, dạy họ thực hiện toàn bộ quy trình, học hỏi tất cả các vấn đề kỹ thuật thông qua các kỳ thi và đào tạo nội bộ của riêng chúng tôi, nhưng bạn phải chú ý đến chi tiết và có động lực muốn làm ở đây. Bạn muốn phục vụ khách hàng.”

Hai tư vấn viên đã bắt đầu từ vị trí nhân viên hành chính và phụ trợ hoạch định kỹ thuật, một người khác tiếp bước hành trình đó từ cơ sở đào tạo của tập đoàn tài chính và bắt đầu làm thực tập sinh tư vấn. Tầm nhìn của Palfrey cho tất cả tư vấn viên của anh là họ dành 90% thời gian cho khách hàng để giải quyết vấn đề của họ.

“Mỗi lần thuê thêm một nhân viên, công việc kinh doanh của tôi lại phát triển vì tôi thoát khỏi những việc mà tôi không giỏi, và không cho phép tôi tận dụng tốt nhất thời gian của mình. Tại sao phải làm một việc được trả 20 bảng mỗi giờ, trong khi có thể làm việc khác mang lại 100 bảng. Bạn cũng có thể trả 20 bảng đó cho người khác làm,” Palfrey thổ lộ.

Trả theo mức bạn có thể trả

Thiếu tiền là một lý do phổ biến cho việc không tuyển dụng người. Nhưng có thể những tư vấn viên đó không xây dựng doanh nghiệp của họ đúng cách, Peter Hill, ChFC, thành viên MDRT 27 năm đến từ Des Moines, Iowa, Hoa Kỳ, nhận định. Để có đủ khả năng thuê người giúp đỡ trước hết phải trả được lương cho bản thân.

“Hãy xác định đâu là mức thu nhập bạn cần để sống theo cách bạn muốn như một tư vấn viên, rồi phần còn lại được chuyển thành tiền vốn mà bạn sẵn lòng dùng để hoặc tự thưởng cho mình hàng quý, hoặc hàng năm hoặc giữ cho đến khi thuê nhân viên,” Hill khuyên nhủ. “Nếu không thành lập doanh nghiệp và tự trả lương cho mình, thì có lẽ bạn sẽ luôn gặp khó khăn trong việc tuyển dụng nhân viên hỗ trợ. Nếu đang hoạt động như một doanh nghiệp, việc tuyển người vào các vị trí cần thiết khác nhau nên thực hiện làm sao cho ít áp lực.”

Tự trả lương cho mình không nhất thiết tương ứng với việc cắt giảm lương, nhưng Hill nhấn mạnh rằng đôi khi bạn phải sẵn sàng lùi một bước trước khi có thể tiến hai bước.

Tôi chưa bao giờ xem mình bị cắt giảm lương dưới góc độ lương bổng, nhưng khi nói đến khả năng sinh lời thì hoàn toàn có thể”, Hill chia sẻ. “Tôi biết mình không kiếm được nhiều lợi nhuận như vậy trong những năm khởi nghiệp khi tôi thuê một người mới. Điều này bắt nguồn từ thực tế là hầu hết tư vấn viên đều không cho mình sẽ khởi nghiệp và nhận lương với kỳ vọng thu được lợi nhuận.”

Người Hill thuê đầu tiên để sắp xếp cuộc hẹn là một nhân viên hợp đồng độc lập. Cuối cùng, anh bổ sung thêm một nhân viên hoạch định tài chính trẻ, mà ngày nay gọi là nhân viên phụ trợ hoạch định, để giúp lập kế hoạch tài chính ở hậu trường. Nhóm dịch vụ tài chính của anh tiếp tục phát triển lên thành bảy tư vấn viên, mỗi tư vấn viên được hỗ trợ bởi một đội ngũ gồm một đồng tư vấn viên kiêm phụ trợ hoạch định và một trợ lý hành chính, bên cạnh các nhân viên hỗ trợ khác.

Thay vì tuyển chuyên gia đã được cấp phép, nhân viên phụ trợ hoạch định Hill thuê đều là người mới với ngành dịch vụ tài chính hoặc sinh viên vừa tốt nghiệp đại học với bằng cấp về quản trị kinh doanh, tài chính, thậm chí cả chuyên ngành nghệ thuật tự do. Tất cả nhân viên đều làm bài kiểm tra Kolbe để đánh giá thế mạnh nhận thức và cách làm việc theo bản năng. Hill nhận thấy nhân viên phụ trợ hoạch định giỏi đạt điểm cao hơn trong phần tìm hiểu thực tế và theo đuổi mục tiêu đến cùng. Anh cũng tìm kiếm những ứng viên có cá tính và có thể nói chuyện với khách hàng. Nhân viên phụ trợ hoạch định trải qua vài tháng đào tạo tại chỗ và học một loạt kiến thức chuyên ngành dịch vụ tài chính như quản lý đầu tư, quản lý rủi ro, quỹ tín thác, thuế tài sản, và các vấn đề sở hữu doanh nghiệp. “Họ phải biết gần hết mọi lĩnh vực khác nhau trong hoạt động của chúng tôi, và mọi thứ đang diễn ra trong hoạch định tài chính,” anh cho biết.

Lợi ích lớn từ việc có nhân viên phụ trợ hoạch định là họ giúp anh sẵn sàng cho cuộc họp với khách hàng. Nhân viên phụ trợ hoạch định nhìn trước mọi điều có thể xảy ra trong buổi họp, đánh dấu những mục đó trong bảng kế hoạch chương trình nghị sự, vì vậy Hill có thể xem các điểm lưu ý và “thấy tự tin khi bước vào cuộc họp mà không cần bất cứ điều gì khác”.

Một số nhân viên phụ trợ hoạch định đang trên hành trình trở thành tư vấn viên tương lai, người khác sẽ hài lòng với sự nghiệp phụ trợ hoạch định nhưng muốn phát triển trong việc xử lý các trường hợp và lĩnh vực chủ đề phức tạp hơn. Dù con đường đó là gì, thì công việc của họ cũng giúp Hill có khả năng phục vụ nhiều khách hàng hơn. Công việc của họ và sự nỗ lực của nhân viên hỗ trợ khác cũng mang đến một góc nhìn khác đối với doanh nghiệp.

“Tôi sẽ nói với khách hàng: ‘Tôi nghĩ tôi làm tốt những gì tôi làm, nhưng nếu chúng tôi có thể có thêm vài người nữa để làm những gì chúng tôi đang làm thay mặt quý vị, điều đó còn khiến chúng tôi giỏi hơn’” Hill tâm sự. “Tôi thiết nghĩ chúng tôi càng đi xa hơn, sâu hơn thì càng mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Khách hàng càng có cơ hội quan hệ với nhiều người thay vì chỉ một người trong số chúng tôi.”

THÔNG TIN LIÊN HỆ

Peter Hill p.hill@vfghelps.com
Craig Palfrey craig@penguinwealth.com