Trong bối cảnh kinh doanh đang hướng đến tối giản để đạt năng suất tốt hơn và tư vấn viên đã có quá nhiều việc để làm, không có gì bất ngờ khi nhiều bài đăng tuyển dụng yêu cầu khả năng đảm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc. Kỹ năng đa nhiệm được cho là dấu hiệu của người có năng lực và làm việc hiệu quả, nhưng thực chất đấy chính là yếu tố làm suy giảm năng suất.

Bộ não con người không được tạo ra để đa nhiệm. Rất nhiều nghiên cứu đã chứng minh điều đó, như nghiên cứu của Đại học London cho thấy chỉ số IQ của những người thực hiện đa nhiệm khi làm các công việc liên quan đến nhận thức bị giảm sút. Cơ quan nghiên cứu y tế Pháp cho những người tham gia chụp cộng hưởng từ (MRI) trong khi hoàn thành hai công việc cùng một lúc. Kết quả MRI cho thấy vỏ não trước trán, giúp tập trung sự chú ý vào một mục tiêu duy nhất. đã bị quá tải bởi hoạt động, khiến đối tượng quên các chi tiết và dẫn đến sai sót. Một nghiên cứu thứ ba từ Đại học California, Irvine theo dõi việc sử dụng máy tính của nhân viên văn phòng - các nhân viên này sẽ được đeo thiết bị đo nhịp tim và không được tiếp cận email trong 5 ngày. Kết quả cho thấy họ cảm thấy ít áp lực hơn, tập trung vào công việc trong thời gian dài hơn và ít di chuyển qua lại giữa các màn hình hơn.

“Đối với tư vấn viên tài chính, làm việc đa nhiệm rất có hại vì họ sẽ không thể tập trung hoàn toàn vào một việc”, anh Michael Ong Chong Ghee, thành viên MDRT 2 năm đến từ Penang, Malaysia, cho biết. “Đối với tôi, đa nhiệm không cho thấy họ là người làm việc hiệu quả, chính sự chuyên tâm mới thể hiện điều đó.”

Chuyên tâm hay đơn nhiệm là việc một người chú tâm mỗi lúc vào một việc. Chuyên tâm sẽ giúp người làm tập trung, đắm chìm trong nhiệm vụ hiện tại. Một số người gọi đấy là “hăng say” hoặc “vào guồng”.

“Ví dụ, khi đang ngồi trước laptop và nói chuyện với khách hàng trên Zoom, thì tôi không để tin nhắn, cuộc gọi và thông báo của ứng dụng làm phân tâm,” theo anh Ong. “Nếu bị phân tâm, khách hàng sẽ nhận ra và cho rằng bạn không tập trung hoàn toàn cho việc nói chuyện, khiến họ cảm thấy không được ưu tiên. Đối với tôi, tập trung vào một công việc sẽ giúp tăng năng suất hoặc hiệu quả.”

Tạo khung thời gian

Khi Ong mới trở thành tư vấn viên tài chính, anh gặp khó khăn khi phải đảm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc.

“Tôi phải đi gặp gỡ khách hàng, tạo lời giới thiệu, tìm giải pháp cho vấn đề tài chính của họ và trả lời điện thoại vào ban đêm nếu họ có câu hỏi về hợp đồng của mình”, Ong chia sẻ. “Sau khi làm được một thời gian, tôi bắt đầu đặt ranh giới nghề nghiệp với khách hàng và đồng nghiệp để làm việc hiệu quả hơn. Tôi nói với họ rằng: tôi dành Thứ Hai đến Thứ Sáu cho khách hàng, còn cuối tuần sẽ dành cho gia đình. Nếu có ai phản đối, tôi sẽ đáp: “Tôi sẽ trả lời ngay nếu có tình huống khẩn cấp. Còn không, tôi có thể trả lời vào Thứ Hai được chứ? Anh/chị chắc chắn cũng có gia đình, vì vậy tôi mong anh/chị có thể thông cảm.”

Khách hàng thường mong nhận được phản hồi trong vài phút, buộc tư vấn viên phải phản hồi ngay lập tức. Vì thế, lời khuyên của Ong đối với tư vấn viên mới đó là hãy lập ra ranh giới ngay từ đầu. Khi khách hàng và đồng nghiệp biết rõ lúc nào nên gọi, bạn sẽ có nhiều thời gian để tập trung vào một công việc thay vì phải đảm nhiệm nhiều yêu cầu cùng lúc.

Ngoài ra, tư vấn viên cũng nên tạo cho mình thời gian biểu hoặc lịch trình để phân bố thời gian hợp lý cho từng hoạt động cụ thể. Ví dụ, Ong sẽ dành giờ đầu tiên trong ngày (8:30 đến 9:30) cho các cuộc họp, đây cũng là lúc anh tự động viên bản thân để làm việc cả ngày.

Anh chia sẻ: “Họp là hoạt động cần thiết, cuộc họp giúp bạn theo dõi và bám sát các mục tiêu đề ra.”

Sau 9:30. anh sẽ gọi điện và gặp gỡ khách hàng. Đến bữa trưa vào 12:30, anh có thể dùng bữa cùng với khách hàng để bàn luận về hợp đồng hoặc đơn giản là xây dựng mối quan hệ, hỏi thăm cuộc sống của họ. Ngoài ra, đặt ra thời hạn hoàn thành công việc sẽ giúp tư vấn viên có thêm động lực để làm việc và hoàn thành công việc được giao. Thay vì nhảy qua lại giữa các công việc mỗi vài phút, Ong dành 20 phút cho từng việc rồi mới chuyển sang công việc khác hoặc nghỉ ngơi.

“Thời gian biểu sẽ giúp tăng tính kỷ luật, làm việc theo lịch trình sẽ giúp bạn có năng suất cao hơn.” Ong tâm sự.

Làm việc với công nghệ

Trước thời điểm đại dịch, Ong đã thực hiện số hoá giấy tờ của khách hàng theo gợi ý từ những “người kinh nghiệm hơn”. Đến khi phong toả, Ong đã số hoá tài liệu được hai năm, nhờ vậy mà anh có thể theo dõi và lấy thông tin dễ dàng hơn.

“Nếu bạn cảm thấy mình dành nhiều thời gian thực hiện các công việc đơn giản như nhập liệu, gửi email thông báo hay gửi lời chúc nhân dịp đặc biệt, có thể tận dụng các công cụ tự động để không phải xử lý các công việc lặp lại. Nhờ thế, bạn sẽ có nhiều thời gian cho công việc quan trọng hơn. Còn nếu bạn làm việc một mình, hãy thuê một thực tập sinh hoặc nhân viên bán thời gian để xử lý giấy tờ”, Ong nói.

Chuyển sang ngoại tuyến

Một số yếu tố gây phân tâm nhiều nhất là email, thông báo Zoom, ứng dụng nhắn tin và mạng xã hội. Nếu không muốn bị làm phiền, bạn hãy chuyển trạng thái thành ngoại tuyến hoặc sử dụng tính năng “Không làm phiền” trong thiết bị cho đến khi hoàn thành công việc.

Làm từng việc một có thể giúp bạn cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn. Nghiên cứu đã chứng minh: tập trung vào một công việc sẽ giúp năng suất cao hơn, giảm sự căng thẳng và khiến bạn cảm thấy hạnh phúc lâu dài.

Tanichka Achan là người sáng tạo nội dung cho Team Lewis, đơn vị truyền thông hỗ trợ MDRT phát triển nội dung cho thị trường Châu Á - Thái Bình Dương. Liên hệ mdrteditorial@teamlewis.com.