Công nghệ có thể gây khó chịu. Tuy nhiên, tư vấn viên hiểu rằng tốt nhất nên tìm kiếm giải pháp, chứ không tìm kiếm khó khăn, và một số công nghệ tốt nhất có thể cung cấp nhiều cách thông minh để giải quyết vấn đề hoặc đơn giản hóa công việc. Có thể bạn đã quen hoặc chưa quen với một số công cụ này. Tuy vậy, những lời chứng thực sau đây có thể khiến bạn tự hỏi tại sao mình không sử dụng chúng nhỉ.
Michael Heckert, thành viên MDRT bốn năm đến từ Lexington, Kentucky, Hoa Kỳ:
Công ty của chúng tôi bắt đầu dùng reMarkable để ghi chú. Đó là một chiếc máy tính bảng cho phép chúng tôi viết ghi chú như viết lên giấy, nhưng có thể trực tiếp gửi chúng qua email cho nhân viên, vì vậy không bị sót điều gì trong sổ ghi chép. Việc sử dụng sổ ghi chú kỹ thuật số đã thực sự thay đổi quy trình ghi chép của chúng tôi. Chúng tôi có thể đặt các tệp PDF trực tiếp trên đó, và chúng tôi có một mẫu ghi chú có thể gửi trực tiếp đến phần mềm quản lý quan hệ khách hàng. Điều đó giúp nhân viên tiết kiệm được một bước khi chỉ cần viết lại email cùng ghi chú để gửi đi. Hai năm qua, chúng tôi phát hiện rằng máy tính bảng này cũng cải thiện được 60% nét chữ, mặc dù nó không hiệu quả với chữ viết tay của một số tư vấn viên trong văn phòng. Ngoài ra, vì có thể lưu ghi chú của mình dưới dạng PDF, bạn có thể nhấp vào lịch của mình, tìm hiểu thời điểm diễn ra cuộc họp và mở trang ghi chú cho ngày đó. Bạn có thể tải xuống các mẫu rất hữu ích và có rất nhiều tùy chọn. Công ty chúng tôi đang sử dụng mẫu mà cũng có thể sử dụng trong cuộc họp với khách hàng. Tất cả đều kết nối không dây và có một ứng dụng dành cho máy tính để bàn giúp bạn có thể sử dụng làm bảng trắng và bật tùy chọn chia sẻ màn hình.
Sofia Dumansky, MBA, LUTCF, thành viên MDRT 11 năm đến từ Windsor, Connecticut, Hoa Kỳ:
Khi cố gắng làm việc tại nhà, tôi thấy mình không thể tập trung tốt như khi làm việc ở văn phòng. Vì vậy, tôi bắt đầu sử dụng công cụ theo dõi thời gian có tên là Toggl. Dù đang gọi điện thoại, đang họp với khách hàng, đang làm công việc hành chính, v.v., tôi đều có thể nhanh chóng biết mình đã sử dụng thời gian ở đâu và như thế nào, cũng như số giờ tôi đã làm việc. Công cụ này đã mở mang tầm mắt cho tôi. Tôi khám phá ra là mình đã dành 90% thời gian cho công việc hành chính. Nhận thức được điều này giúp tôi chuyển ưu tiên sang những việc hiệu quả nhất về thời gian và giao phần việc còn lại cho người khác. Đó là một công cụ tuyệt vời và trên hết, nó miễn phí.
Robert Cullen, FSCP, MBA, thành viên MDRT 12 năm đến từ King City, California, Hoa Kỳ:
Tôi đã phỏng vấn một tư vấn viên ở Thung lũng Silicon và hỏi công nghệ nào phù hợp nhất với cô. Cô trả lời đó là hệ thống điện thoại Voice Over Internet Protocol Cô có thể vào và xem có bao nhiêu cuộc gọi do nhân viên thực hiện. Các cuộc gọi được ghi lại để sau đó cô có thể nghe lại và thực hiện một số đào tạo huấn luyện. Tất cả đều biết cô có khả năng lắng nghe, cô có thể kéo họ vào phòng của mình và sử dụng đoạn ghi âm như một cơ hội huấn luyện. Có thể có một cuộc gọi mà tư vấn viên bộc lộ: “Tôi đã có một cuộc gọi khó nhằn, và tôi nghĩ mình đã mắc lỗi.” Họ có thể lắng nghe cuộc gọi đó, cũng như dùng nó để huấn luyện.
Brian F. Keane, LUTCF, thành viên MDRT 11 năm đến từ Manchester, New Hampshire, Hoa Kỳ:
Khi làm việc từ xa, mọi thứ đều được liên lạc qua email. Ngay cả khi tôi nghĩ rằng mình đã viết một email rất hay, thì người khác đọc nó có thể hiểu theo nghĩa khác. Tôi có xu hướng viết email ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, điều này đôi khi bị coi là thô lỗ hoặc thờ ơ. Vì vậy, tôi đã tải công cụ Grammarly và trả tiền cho phiên bản nâng cấp. Bây giờ tôi nhận được khuôn mặt cười khi những gì tôi viết được diễn đạt một cách lịch sự hoặc khuôn mặt cau có nếu tôi viết thô lỗ. Công cụ này giúp tôi cải thiện cách dùng từ và cho tôi nhiều tùy chọn. Tiền phí là 12 đô la mỗi tháng và tôi sử dụng nó cả ngày để cải thiện cách tôi giao tiếp với mọi người. Chương trình bắt đầu bằng việc viết từ “đáng yêu” trong email khiến bức thư nghe hay hơn. Nó đã trở thành một phần ngôn ngữ thường ngày của tôi và đó thực sự là thứ mà Grammarly đã thay đổi tôi.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
Robert Cullen rcullen@farmersagent.com
Sofia Dumansky sdumansky@tdgfin.com
Michael Heckert michaelh@fsmwealth.com
Brian Keane bkeane@pandkfinancial.com
