Trong bối cảnh công việc hiện đại, quản lý thời gian và hiệu suất làm việc trở thành một trong những kỹ năng quan trọng, đặc biệt là đối với các chuyên viên tư vấn tài chính cần xử lý nhiều đầu việc mỗi ngày. Phương pháp 21 chiếc hộp xuất hiện như một giải pháp hữu hiệu, giúp phân chia công việc cụ thể, phù hợp và dễ quản lý. Chị Trần Thị Thuý, MDRT 8 năm từ TP.HCM, chia sẻ cách chị tối ưu hóa công việc và làm chủ thời gian của mình bằng phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả này. 

Phương pháp 21 chiếc hộp là gì? 

Theo chị Thuý, 21 chiếc hộp là phương pháp quản lý thời gian và công việc hiệu quả. Bằng cách lập kế hoạch chi tiết cho từng buổi trong ngày và từng ngày trong tuần, chị đã chia công việc thành 21 chiếc hộp – 3 buổi/ngày và 7 ngày/tuần. Mỗi chiếc hộp đại diện cho những nhiệm vụ cần thực hiện trong một buổi, giúp chị dễ dàng tập trung vào từng việc cụ thể, từ đó cải thiện khả năng tổ chức và quản lý công việc. 

Chị Thuý áp dụng phương pháp 21 chiếc hộp như thế nào? 

Chị có một quyển sổ và kẻ 21 chiếc hộp cho một tuần. Mỗi ngày, chị chia thành 3 hộp cho sáng, trưa, và chiều. Ví dụ, buổi sáng của chị có những giờ cố định như sau: 

• 5 - 6 giờ sáng: tập thể dục.
• 6 - 7 giờ sáng: ăn sáng và dọn dẹp nhà cửa.
• 7 - 8 giờ sáng: xem lại công việc cần thực hiện trong ngày.
• 8 giờ sáng: ra khỏi nhà cho những cuộc hẹn với khách hàng hoặc đến văn phòng làm việc.

Chị lên lịch cụ thể cho từng giờ và công việc. Những giờ dành cho cá nhân như thể dục và ăn sáng…, chị sẽ tô màu xanh. Thời gian gặp khách hàng hoặc giải quyết công việc chị sẽ tô màu vàng. Buổi trưa, khi ăn trưa với đồng nghiệp hoặc bạn bè…, chị lại tô màu hồng. Màu sắc giúp chị phân biệt các hoạt động khác nhau trong ngày, những khung giờ trống chị sẽ dành thời gian học tập. 

Hình: 21 chiếc hộp hiệu quả đã giúp chị Trần Thị Thuý ký kết 3 hợp đồng 

Sau 18 giờ, chị thường về nhà. Lịch buổi tối của chị là ăn tối, dọn dẹp, nghỉ ngơi, và sau đó tổng kết lại những hoạt động trong ngày, đánh giá việc gì làm tốt, việc gì chưa tốt, cần cải thiện gì thêm, và xem lại lịch làm việc của ngày mai. 

"Từ khi áp dụng phương pháp 21 chiếc hộp, chị không còn lãng phí thời gian hoặc cảm thấy mông lung trong ngày. Mọi việc đều có lịch cụ thể và chị kiên trì tuân thủ. Chị luôn chủ động trong việc quản lý thời gian và hài lòng đến 85% khi nhìn lại một tuần làm việc. Dù có những thay đổi bất ngờ từ khách hàng hay các cuộc họp bị dời, chị vẫn linh hoạt điều chỉnh để đảm bảo lịch trình.", chị Thuý nhận định. 

Ưu điểm của phương pháp 21 chiếc hộp 

1. Tiết kiệm thời gian: phương pháp này giúp chị tránh lãng phí thời gian vô ích trong ngày và làm việc hiệu quả hơn nhờ vào lịch trình cụ thể.
2. Chủ động trong công việc: việc đánh giá lại hiệu quả công việc sau mỗi ngày, mỗi tuần giúp chị dễ dàng điều chỉnh lịch làm việc phù hợp. Ví dụ nếu có cuộc họp hoặc gặp gỡ khách hàng ở quận 1, chị sẽ sắp xếp các cuộc hẹn khác gần khu vực đó để tiết kiệm thời gian và giảm bớt sự mệt mỏi do di chuyển, điều này tạo cơ hội để chị gặp nhiều khách hàng hơn, nâng cao hiệu quả làm việc, tăng khả năng chốt hợp đồng và doanh số. 
3. Đẩy mạnh tính chuyên nghiệp: lập kế hoạch cụ thể giúp chị Thuý chủ động và tự tin hơn trong mọi công việc. Sự linh hoạt và điều chỉnh liên tục cho phép chị tối ưu hóa công việc và kiểm soát thời gian hiệu quả. Chị luôn có một quyển sổ tay để mỗi ngày ghi lại chi tiết những việc đã làm, những người đã gặp và những điều đã trao đổi. Việc ghi chú cẩn thận này không chỉ giúp chị nhớ lâu hơn mà còn lập kế hoạch chỉnh chu cho các cuộc gặp gỡ tiếp theo.

Bí quyết thành công với phương pháp 21 chiếc hộp 

Theo chị Thuý, muốn áp dụng thành công phương pháp này điều đầu tiên cần làm là tạo thói quen lập kế hoạch cho mọi việc, phải có lịch làm việc cụ thể cho mỗi buổi, mỗi ngày và mỗi tuần, không phải hôm nay mình đi làm mới nghĩ là đi đâu và làm gì, như vậy sẽ không chủ động. Thường những cuộc hẹn của chị được lên kế hoạch trước 1 tuần và trước 1 ngày chị sẽ xác nhận lại để đảm bảo lịch hẹn, lịch học hoặc hội họp không bị thay đổi, nếu có thay đổi chị sẽ chủ động thay thế bằng những hoạt động khác phù hợp.  

Theo dõi và điều chỉnh: sau mỗi ngày và mỗi tuần, chị Thuý đều ghi lại nhật ký và đánh giá hiệu quả công việc. Nếu nhận thấy lịch trình chưa hiệu quả, chị sẽ điều chỉnh ngay để phù hợp hơn. Chẳng hạn, nếu di chuyển quá nhiều khiến chị mệt mỏi và khó tập trung khi nói chuyện với khách hàng, chị sẽ sắp xếp lại các cuộc hẹn sao cho gần nhau về khoảng cách, tối ưu hoá thời gian và tăng số lượng cuộc hẹn. 

Tạo danh sách khách hàng: Chị Thuý hiện có gần 1,000 khách hàng và luôn duy trì việc hẹn gặp để tư vấn, chăm sóc nhân dịp sinh nhật, kỷ niệm hợp đồng, nhắc phí hoặc gửi lời chúc mừng… Đối với chuyên viên chưa có nhiều khách hàng, các bạn có thể thay thế những cuộc hẹn bằng việc thu thập thêm thông tin khách hàng tiềm năng thông qua hoạt động khảo sát tại các trung tâm thương mại hoặc chợ…  

“Phương pháp 21 chiếc hộp không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, cải thiện khả năng quản lý công việc mà còn mang lại lợi ích trong việc hình thành thói quen. Con số 21 được chọn vì thực hiện một việc liên tục trong 21 ngày sẽ giúp tạo thói quen tốt. Bằng cách áp dụng phương pháp này, chúng ta có thể nâng cao hiệu suất làm việc đồng thời rèn luyện kỷ luật và tổ chức công việc một cách khoa học, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể. Sự kiên trì áp dụng phương pháp này đã giúp Thuý làm việc hiệu quả và chủ động hơn trong quản lý thời gian của mình. Hãy thử áp dụng phương pháp 21 chiếc hộp và trải nghiệm sự khác biệt trong cách bạn làm việc hàng ngày.”, chị Thuý nhấn mạnh. 

Contact: MDRTeditorial@teamlewis.com