Không phải ai cũng có thể điều hành doanh nghiệp dịch vụ tài chính thành công. Không phải ai cũng có thể có được tấm bằng kép về kế toán và kinh doanh, với chuyên ngành tài chính.

Bây giờ hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng hoàn thành cả hai việc cùng một lúc - khi chỉ mới 25 tuổi.

Đối với Daniel Heng, AEPP, IBFQ, người đang thực hiện tất cả những công việc trên, ban đầu hiệu suất làm việc cường độ cao này dường như là không thể. Khi thành viên MDRT ba năm đến từ Singapore trở thành tư vấn viên cách đây ba năm, anh luôn tự hỏi “Họ làm điều đó như thế nào?” mỗi khi gặp một người đồng cấp có thể dễ dàng thực hiện các cam kết về nghề nghiệp lẫn học vấn.

“Mỗi cá nhân tôi gặp dường như đã giải mã được cách quản lý cả hai thế giới một cách hài hòa, biến những thách thức dường như không thể vượt qua thành những nhiệm vụ có thể đạt được”, Heng chia sẻ.

Tuy nhiên, Heng, người hiện đang bước vào học kỳ cuối ở trường đại học không chỉ ngồi yên đó và ngưỡng mộ thành công của người khác. Anh nói chuyện với đồng nghiệp, bạn học, tư vấn viên, và rất cảm kích khi biết rằng tất cả mọi người, ngay cả biểu tượng toàn cầu như người đồng sáng lập Microsoft Bill Gates và Giám đốc điều hành Apple Tim Cook, cũng chỉ làm việc 24 tiếng mỗi ngày thôi. Một bài báo viết về thói quen của Tim Cook, tóm lược sự tập trung và làm việc có chủ đích của vị giám đốc điều hành này đã nâng nguồn cảm hứng và động lực của Heng lên một tầm cao mới.

‘Tôi nhận thấy người thành công không để khoảnh khắc trôi qua,’ Heng, người thường cảm thấy bận rộn nhưng không hiệu quả trong vòng xoáy của bài tập về nhà và gặp gỡ khách hàng, chia sẻ. ‘Họ biết cách làm cho khoảnh khắc trở nên quan trọng.”

Nhận thức được điều này, tư duy của Heng về năng suất làm việc và cách tối đa hóa hiệu quả thời gian bắt đầu thay đổi, từ việc chỉ đơn giản là bận rộn sang việc làm việc có chiến lược. Động lực của anh bắt nguồn từ việc xem mỗi nhiệm vụ như một bước hướng tới thành tích học tập và mở rộng chuyên môn để đóng góp ý nghĩa hơn cho đời sống của khách hàng.

Để quản lý thời gian một cách hiệu quả, anh dựa vào hai chiến lược chính:

1. Chiến lược ABCDE về mức độ ưu tiên

Sắp xếp thứ tự ưu tiên là một kỹ thuật đơn giản nhưng hiệu quả cao mà Heng sử dụng để giải quyết công việc hàng ngày của mình. Cụ thể hơn, một phương pháp đã được chứng minh, mang lại nhiều lợi ích cho kinh doanh của anh là chiến lược được chia sẻ trong cuốn sách “Eat That Frog! (Để hiệu quả trong công việc - Ăn con ếch đó!)” của Brian Tracy.

• Nhiệm vụ A: Các công việc quan trọng, nếu bỏ qua, sẽ dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Trọng tâm là hoàn thành những nhiệm vụ này trước tiên.
• Nhiệm vụ B: Nhiệm vụ quan trọng nhưng ít khẩn cấp hơn.
• Nhiệm vụ C: Nhiệm vụ không có hậu quả đáng kể.
• Nhiệm vụ D: Nhiệm vụ được giao cho người khác.
• Nhiệm vụ E: Nhiệm vụ không quan trọng, cần loại bỏ.

Với Heng, công việc A gồm tìm kiếm khách hàng tiềm năng, mở hợp đồng (ví dụ, gặp gỡ khách hàng và xác định những khoảng trống trong danh mục của họ), và chốt hợp đồng (ví dụ, đề xuất các giải pháp để điều chỉnh các khoảng trống trong danh mục). Ở chiều đối diện, công việc D gồm theo dõi các yêu cầu về thuế và nộp yêu cầu bồi thường cho khách hàng. Nhiệm vụ này được giao cho nhân viên hành chính để quy trình yêu cầu bồi thường hiệu quả hơn.

“Tôi thông báo với khách hàng rằng công việc của tôi là bảo đảm họ có thể yêu cầu bồi thường, trong khi công việc của nhân viên hành chính là giải quyết yêu cầu bồi thường cho họ. Tuy nhiên, cá nhân tôi vẫn xử lý mọi yêu cầu bồi thường quan trọng về tử vong hoặc bệnh hiểm nghèo, ở mức tối đa có thể”, Heng bày tỏ.

Việc thường xuyên đánh giá danh sách nhiệm vụ thông qua lăng kính này sẽ hướng nỗ lực của Heng đến công việc quan trọng nhất, bảo đảm mỗi khoảnh khắc đều đóng góp một cách có ý nghĩa cho mục tiêu tổng thể.

2. Nguyên lý Pareto

Một chiến lược khác là chia lịch làm việc hàng ngày theo khối thời gian dựa trên nguyên lý Pareto. Theo nguyên tắc này, 80% kết quả bắt nguồn từ 20% nỗ lực. Áp dụng khái niệm này vào lịch trình hàng ngày của mình, Heng xác định tỉ mỉ 20% công việc như tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tiếp thị và gặp gỡ khách hàng để kiếm hợp đồng mới hoặc chốt hợp đồng và mang lại 80% kết quả anh mong muốn.

Với hiểu biết này, Heng phân bổ khoảng thời gian cụ thể nhằm bảo đảm mọi hoạt động quan trọng đều có khoảng thời gian riêng trong ngày. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các giới hạn thời gian này giúp nâng cao sự tập trung và tính hiệu quả để đạt được kết quả ổn định.

Nhằm áp dụng hai chiến lược này một cách nhất quán, anh thực hiện ba phương pháp phải làm như sau:

• Xác định đối tác chịu trách nhiệm: Việc hợp tác với đồng nghiệp hoặc cố vấn đóng vai trò là hệ thống hỗ trợ lẫn nhau và thúc đẩy trách nhiệm giải trình trong việc tuân thủ các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả.
• Nuôi dưỡng văn hóa không ngừng học hỏi: Tham dự hội thảo, đọc sách và tham gia hội thảo về quản lý thời gian để bảo đảm Heng không bỏ lỡ chiến lược mới nào.
• Dành riêng một giờ cho CEO hàng tuần: Trong thời gian này, Heng xem xét các hoạt động trong tuần và tránh xa những việc thừa hành hàng ngày để có được góc nhìn rộng hơn và lên kế hoạch chiến lược cho công việc của tuần tới.

“Trong thế giới của tư vấn viên tài chính và học thuật, một ảo tưởng phổ biến vẫn tồn tại là càng bận rộn thì bạn càng làm việc năng suất,” Heng tiết lộ. “Tuy nhiên, thực tế lại hoàn toàn khác. Vấn đề không phải là số giờ miệt mài mà là bản chất và tác động của những giờ làm việc đó.”

Audrey Heng viết bài cho Team Lewis, cơ quan truyền thông hỗ trợ MDRT phát triển nội dung cho thị trường Châu Á - Thái Bình Dương. Liên hệ mdrteditorial@teamlewis.com.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

Daniel Heng danielheng@aiafa.com.sg