Zhang Sha tuân theo quy trình “5 từ” để đạt được hiệu quả cao nhất từ việc quản lý thời gian và lập kế hoạch hiệu quả.

Tại sao việc quản lý thời gian lại quan trọng đối với bạn?

Ngoài công việc, tất cả chúng ta đều phải lập kế hoạch cho cuộc sống và gia đình mình, và quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu suất của chúng ta. Chìa khóa để quản lý bản thân là đặt mục tiêu cho chính mình. Tôi chia công việc của mình thành các nhiệm vụ hàng tháng và hàng tuần tùy theo mục tiêu của mình để quản lý tiến độ và hiệu suất mục tiêu của mình.

Làm thế nào để bạn quản lý doanh nghiệp và quan hệ đối tác của mình một cách hiệu quả?

Điều tôi thấy tốt nhất là quy trình gồm 5 từ của riêng tôi: Giao phó (Entrust), Làm (Do), Ghi nhận (Record) và Nói Không (Say No). Nếu không phải tự mình hoàn thành một nhiệm vụ, tôi sẽ giao việc đó cho trợ lý hoặc giới thiệu một người phù hợp hơn. Dù nhiệm vụ đó là của công ty hay khách hàng, tôi thường đưa ra nhận định sơ bộ trong vòng 10 giây về việc có nên giao phó hay không. Nếu có việc gì chỉ mình tôi có thể làm được thì tôi sẽ thực hiện càng sớm càng tốt. Khi tôi liên hệ với một khách hàng mới và họ không sắp xếp được trong tuần này, tôi sẽ ghi lại ngay trạng thái của họ vào nhật ký công việc. Việc ghi chép lại những gì đã xảy ra nhắc nhở tôi nghĩ về thời điểm tốt hơn để liên hệ lại. Chúng ta không đủ trình độ để hoàn thành mọi việc nên phải học cách nói không trong công việc hàng ngày. Khi gặp phải điều gì đó vượt quá khả năng của mình, tôi có thể ngay lập tức nói với họ: “Xin lỗi, tôi không thể làm được”. Cách thức này giúp tôi kiểm soát được khối lượng công việc của mình.

Bạn xử lý nhiều nhiệm vụ ở giai đoạn “Làm” trong quy trình 5 từ của mình như thế nào?

Tôi tuân theo nguyên tắc việc gì đến trước phải làm trước. Nếu có việc gì mà tôi cho là vừa cấp bách vừa quan trọng, tôi sẽ giải quyết ngay. Tôi sẽ quan tâm trước tiên đến những mục này và những mục quan trọng nhưng không khẩn cấp. Ví dụ, việc phát triển khách hàng và dịch vụ khách hàng có thể không mang lại kết quả ngay lập tức nhưng chúng sẽ mang lại nhiều giá trị gia tăng về lâu dài. Nhiều người trong chúng ta có quan niệm sai lầm về thời gian. Nếu các cố vấn ghi lại cách họ sử dụng thời gian, nhiều người có thể thấy rằng phần lớn thời gian làm việc của họ được dành cho các hoạt động không hiệu quả hoặc không có giá trị.

Lời khuyên trong việc quản lý thời gian mà bạn dành cho các cố vấn muốn tăng hiệu suất của họ là gì?

Đừng cố gắng để trở nên hoàn hảo ở mọi thứ. Một vài cố vấn có thể cập nhật bản đề xuất của họ nhiều lần chỉ để gửi một đề xuất hoàn hảo cho khách hàng. Nhưng cố gắng trở nên hoàn hảo ở mọi thứ có thể dẫn đến nhiều vấn đề. Đầu tiên, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian và sức lực và phải trả giá bằng việc không thực hiện được việc mà bạn không có thời gian để làm. Thứ hai, việc phấn đấu đạt đến sự hoàn hảo trong mọi việc sẽ khiến nhiều người đặt kỳ vọng quá cao ở bạn.

Zhang Sha là thành viên MDRT 13 năm đến từ Thượng Hải, Trung Quốc. Liên hệ với cô tại 849070391@qq.com.