Cũng giống như cách MDRT được thành lập, các nhóm học tập được xây dựng trên tinh thần chia sẻ ý tưởng: Khi mỗi một thành viên đưa ra một ý tưởng, họ sẽ nhận lại được nhiều hơn những gì họ đóng góp. Tham gia vào các nhóm học tập, học viên sẽ có cơ hội nâng cao năng suất, tiếp thêm động lực để vươn lên từ câu chuyện thành công của đồng nghiệp, mở mang kiến thức về các lĩnh vực mới hay các thị trường mục tiêu và có một ban tham vấn đáng tin cậy nơi học viên có thể chia sẻ thách thức và ý tưởng của mình.

Để nhóm học tập được thành công, các thành viên tham gia phải nhất trí về kỳ vọng của mình và xây dựng kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu đó. Những phương pháp tốt nhất sau đây sẽ hỗ trợ bạn tạo dựng nhóm mới, tham gia vào một nhóm sẵn có hoặc tiếp lửa cho nhóm mà bạn đang tham gia.

1. Tạo nhóm học tập

Rất nhiều các nhóm học tập tìm kiếm những người có “cùng tần số”, tiêu chí xác định có thể là lĩnh vực chuyên môn, địa điểm sinh sống, giai đoạn trong sự nghiệp hay chỉ đơn giản là hợp nhau. Cho dù tiêu chí là gì, hãy chọn những thành viên có thể giúp nhóm học tập của bạn đạt được mục tiêu. Dưới đây là một số ví dụ về những tiêu chuẩn bạn có thể cân nhắc khi đánh giá tư cách thành viên:

• Quy mô hoạt động của thành viên
• Khu vực địa lý
• Tuổi tác
• Kinh nghiệm
• Cấp độ doanh thu
• Hồ sơ năng lực
• Mức độ tham gia trong ngành
• Mức độ tham gia vào các hoạt động cộng đồng
• Mối quan hệ với bên môi giới-đại lý hoặc công ty
• Thế mạnh chuyên môn về thị trường hoặc sản phẩm
• Tập trung vào kinh doanh hay quản lý

Khi chọn lựa thành viên và xây dựng nhóm, mục tiêu của nhóm học tập phải thật rõ ràng để mọi thành viên đều nhất trí về những gì mà họ có thể đóng góp và nhận được. Mục tiêu có thể là chia sẻ ý tưởng bán hàng, cải thiện nghiệp vụ quản lý doanh nghiệp, phát triển cá nhân hoặc tất cả những điều trên. Quan trọng nhất là mỗi thành viên trong nhóm phải sẵn sàng chia sẻ ý tưởng và kinh nghiệm với các thành viên khác.

Có nhóm học tập thấy được lợi ích ở việc lập nhóm với những tư vấn viên khác trong cùng một cộng đồng hoặc khu vực, hoặc thậm chí trong cùng một công ty hoặc công ty môi giới-đại lý. Nhóm khác lại chú trọng vào sự đa dạng của các thành viên. Quy mô của nhóm có thể là từ 3 đến 50 thành viên và có thể có các yêu cầu tối thiểu như số năm kinh nghiệm, trình độ học vấn hoặc là thành viên trong các hiệp hội chuyên nghiệp như MDRT. Việc cân nhắc cách những yếu tố này sẽ giúp nhóm của bạn đạt được các mục tiêu chung cũng như mục đích thành lập nhóm.

Thêm hoặc cắt giảm thành viên

Các thành viên được kết nạp dựa trên các tiêu chí do thành viên sáng lập nhóm đề ra. Các thành viên hiện tại có thể đề cử thành viên mới. Sau đó, cả nhóm sẽ cùng hội ý để quyết định xem có kết nạp thành viên đó hay không. Thành viên tiềm năng có thể tham dự cuộc họp đầu tiên với tư cách là thành viên tạm thời, là cơ hội để xem thành viên đó có phù hợp với nhóm hay không. Ngoài ra, nhóm học tập còn có thể giao cho tiểu ban thành viên phỏng vấn thành viên tiềm năng và đề xuất với các thành viên khác có nên kết nạp thành viên đó hay không.

2. Xác định dạng và nội dung cuộc họp cho nhóm học tập

Từ việc lập chương trình làm việc chính cho buổi họp cho tới địa điểm và thời gian họp, có rất nhiều yếu tố phải quyết định sau khi thành lập nhóm học tập.

Tần suất

Tần suất họp phụ thuộc vào khoảng cách địa lý giữa các thành viên và khả năng chi trả của họ. Các nhóm học tập sinh sống tại cùng một khu vực có thể gặp mặt trực tiếp mỗi tháng một lần, trong khi nhóm học tập với thành viên ở xa nhau có thể chỉ gặp mỗi năm một lần. Những nhóm ít có dịp gặp gỡ thường xuyên đôi lúc cũng sẽ tổ chức những buổi gặp mặt kéo dài vài ngày.

Địa điểm

Nên chọn địa điểm họp nhóm ở nơi gần tất cả các thành viên hoặc thuận tiện cho mọi người. Đảm bảo địa điểm họp nhóm thoải mái, có đủ điều kiện tổ chức cuộc họp có chất lượng với dịch vụ ăn uống phù hợp cũng quan trọng không kém. Có nhóm học tập chọn ngồi ăn trưa với nhau, nhóm khác lại ăn tự chọn để họ có thể vừa ăn vừa thảo luận.

Một số nhóm học tập lại lựa chọn hình thức hội thảo trực tuyến cho các cuộc họp nhóm hoặc giữa các cuộc họp trực tiếp. Tuy nhiên, các cuộc họp trực tuyến thường được đánh giá là không mang lại cảm giác hào hứng và thiếu cam kết hơn so với các buổi họp trực tiếp.

Chương trình làm việc chính

Xây dựng chương trình làm việc chính giúp cuộc họp diễn ra đúng hướng và giúp các thành viên kiểm soát cuộc họp. Trong chương trình làm việc chính, hãy ghi rõ thời gian cho từng mục để buổi họp diễn ra tuần tự, trôi chảy và tránh việc các thành viên sa đà vào chuyện ngoài lề. Cần gửi chương trình làm việc chính của cuộc họp ít nhất từ 7 đến 10 ngày trước khi cuộc họp diễn ra để các thành viên có thời gian chuẩn bị.

Nội dung

Nhóm học tập có thể để các thành viên nhóm chủ trì nội dung trong suốt cuộc họp, mời diễn giả bên ngoài (tham gia trực tiếp hoặc qua điện thoại hay video) hoặc kết hợp cả hai. Không có cách nào là đúng hay sai, tất cả phụ thuộc vào mục đích của nhóm học tập.

Hãy khai thác ý tưởng của thành viên nhóm bằng cách để họ trình bày ý tưởng của mình trong 5 phút tại phiên họp bàn ý tưởng, hoặc để một thành viên có chuyên môn điều hành phiên họp 30 phút về một chủ đề quan trọng đối với nhóm hoặc kết hợp cả hai cách. Hãy cân nhắc giá trị thu được từ việc chia sẻ sai lầm hoặc thất bại bên cạnh các câu chuyện thành công. Có thể yêu cầu tất cả thành viên chuẩn bị thảo luận về các chủ đề sau:

• Phương pháp, công cụ mang lại nhiều hiệu quả
• Điểm cần giúp đỡ
• Một tài nguyên (như một trang blog, sản phẩm, dịch vụ, bản tin) mà theo bạn có thể hỗ trợ các thành viên khác trong nhóm

Cần lựa chọn diễn giả bên ngoài hoặc bài thuyết trình ghi sẵn thật cẩn thận. Một số nhóm nhận thấy bài trình bày giới thiệu sản phẩm của bên bán là cách đơn giản để vừa giảm thiểu chi phí cuộc họp, lại vừa có cơ hội học hỏi về sản phẩm, dịch vụ và nhà cung cấp mới. Tuy nhiên, không phải tất cả các nhóm đều muốn đưa kiểu nội dung này vào buổi họp. Nhóm khác lại mời chuyên gia từ bên ngoài, chẳng hạn như những bên có tầm ảnh hưởng để truyền tải thông tin, kiến thức. Nếu bạn mời diễn giả bên ngoài, hãy đảm bảo họ nói đúng chủ đề bằng cách báo họ biết về mục đích của nhóm và kinh nghiệm của các thành viên về chủ đề thảo luận.

Khách mời

Nên chỉ mời khách mời khi có sự nhất trí của cả nhóm. Một số nhóm học tập cho phép thành viên mời khách mỗi năm một lần, một số nhóm khác lại chỉ cho phép khách mời nếu người đó là thành viên tiềm năng. Tốt nhất là nên thống nhất quy định về khách mời ngay từ khi thành lập nhóm và đưa vào nội quy để tránh gây hiểu nhầm.

Hoạt động xã giao

Khi thành viên nhóm học tập đi cả một quãng đường dài để gặp nhau, có nhóm sẽ muốn lên kế hoạch cho các hoạt động xã giao, chẳng hạn như ăn tối cùng nhau. Đây là thời gian để các thành viên có cơ hội hỏi thăm nhau mà không làm gián đoạn đến chương trình làm việc chính thức.

3. Hợp thức hóa nhóm học tập

Nhiều nhóm học tập thành công có nội quy chính thức bằng văn bản để điều hành hoạt động của nhóm. Nội quy nên rõ ràng, bao quát mọi khía cạnh của nhóm học tập như cách thức hoạt động của nhóm, lãnh đạo và cách thức thêm hoặc cắt giảm thành viên.

Dưới đây là một số nội dung có thể đưa vào nội quy nhóm:

• Tuyên bố sứ mệnh
• Thỏa thuận về tính bảo mật
• Số lượng thành viên tối thiểu và tối đa
• Cơ cấu nhóm, bao gồm dữ liệu nhân khẩu học và chương trình làm việc chính
• Phân bổ và thanh toán chi phí
• Quy tắc kết nạp
• Quy tắc xóa tên
• Quy tắc chuyên cần
• Tần suất và địa điểm họp
• Trách nhiệm của lãnh đạo
• Lịch luân phiên lãnh đạo
• Ra quyết định
• Quy định về mời khách tham dự
• Quy định về diễn giả bên ngoài
• Quy trình giải tán nhóm

4. Các thách thức thường gặp của các nhóm học tập

Hãy chú ý tới những trở ngại thường thấy sau để đảm bảo nhóm học tập của bạn hoạt động hiệu quả và đạt được thành công tốt nhất.

• Không văn bản hóa đầy đủ, chẳng hạn như bản tiêu chí gia nhập nhóm và bộ máy tổ chức chưa hiệu quả
• Thành viên lớn tuổi nhưng không có quy trình hoặc kế hoạch giới thiệu thành viên trẻ hơn để kết nạp vào nhóm
• Các trở ngại khi luật pháp thay đổi mà nhóm không có cách nào để nghiên cứu hoặc xử lý
• Ước tính chi phí thấp hơn so với thực tế khi cân nhắc khoảng cách giữa nơi ở của các thành viên và địa điểm gặp mặt
• Giao tiếp giữa thành viên chưa thực sự cởi mở và chân thành
• Không trao đổi và giải quyết các vấn đề nội bộ của nhóm
• Lãnh đạo làm việc chưa hiệu quả và quyết đoán, cũng như chưa có quy trình luân phiên lãnh đạo
• Không cam kết chuẩn bị và tham dự các buổi họp nhóm

Các nhóm học tập hoạt động hiểu quả có thể trở thành chỗ dựa vững chắc cho mỗi cá nhân, đồng thời tạo dựng tình bạn khăng khít để tất cả thành viên có thể vươn xa hơn nữa. Sự hòa hợp trong nhóm học tập sẽ quyết định chiều sâu trong mối quan hệ giữa các thành viên.