在快節奏的現代工作環境中，提高工作效率是前往成功的重要關鍵之一。面對激烈的市場競爭和日益增長的工作壓力，理財顧問必須尋求更有效的方法來應對各種挑戰。 

此次很榮幸邀請到已有20年MDRT資歷並取得終身會員榮譽的MDRT臺灣地區會員謝蓮瑛小姐，來分享她是如何建立每天工作的標準化流程（SOP），藉此大幅提高工作效率，讓生活不只是工作，還可以安排時間進修學習、與親友旅遊，當然還有參與有意義的社會公益服務等活動，進一步實踐MDRT的全人生活。 

 

一、高效率行政與團隊協作 

謝小姐表示，現代人因為工作繁忙，時間有限，所以她會建議將工作重新整理，例如行政作業方面的工作會請助理來協助，而如果涉及到外部事務的部分，她會請團隊成員協助處理一些文件收件等事宜。  

她也以自己為例進一步說明：「我會將『不需要由自己親自處理』的工作請助理去協助，例如將文件寄送給保險公司等事宜，因為理財顧問的主要職責是規劃、諮詢和面對客戶，如此一來，我們就可以將寶貴的時間集中在規劃保單和客戶諮詢等最核心的工作，並妥善運用通訊軟體以提高工作效率和服務的專業度。」 

此外，謝小姐也會盡量在一小時內結束內部會議，將時間留給客戶與其他更重要的事情，因為通常與客戶碰面，她都會預留2個小時左右的時間，所以她會希望能更有效率處理所有事情，並順利完成工作。 

 

二、持續改善的客戶管理與服務 

謝小姐表示在剛進入保險行業時即接受了公司的專業訓練，除了一般的銷售流程之外，她更著重在需求分析與建議書的設計上，此一學習使她能夠精準把握並深入理解客戶的真實需求。而在學習完銷售流程的全貌之後，謝小姐特別注重整個流程中的最後一個環節，即客戶資料與客戶服務。  

• 客戶資料：利用客戶管理系統及行政管理標準化 

舉例來說，在沒有客戶管理系統的時代都是靠著紙本資料進行管理，並使用L夾整理客戶資料，但隨著技術的進步，謝小姐藉由文件電子化，可以大幅提高搜尋和管理效率。而且這個過程涉及到行政管理的SOP，尤其是在請助理協助處理時，因為助理的流動性相對較大，所以謝小姐同時也會在行政管理這方面系統化和規範化，避免當不同的助理加入時，可能導致的資料缺乏統整規則和管理，這對於未來查詢和管理資料來說，將變得相當困難。 

• 客戶服務：高度掌握客戶資訊及通訊軟體 

市面上的客戶管理系統並不多，而每個企業又有自己研發的系統，但這些系統都有一個共同的目標，就是協助理財顧問提供更好的服務。謝小姐表示藉由這樣的系統，她可以高度掌握客戶的情況，除了最基本像客戶生日的提醒外，更重要的是可以精準掌握客戶需求的缺口。謝小姐表示：「透過這樣的客戶管理系統，可以讓我建立完整的客戶資訊，同時很清楚知道客戶之前購買過的保單，透過系統報表，我可以進一步析出風險缺口，例如客戶是否有未購買過的保險，或是保障過低。當客戶看到這些具體的數據，他們就能理解我的分析，並接受建議。」也因為如此，謝小姐可以清楚掌握客戶在各時間點的需求，在與客戶約訪前，可以先檢視完客戶所有的保單，之後直接提出建議，以節省大量時間。  

而謝小姐在8年前即開始採用官方社群帳號軟體，她表示：「我認為使用官方社群帳號可以有效提高工作效率。早期還沒有這樣的工具時，客戶需要直接與我們聯繫，而我們作為客戶的窗口，可能會在忙碌的一天中接到大量訊息，在這種情況下若錯過某條訊息，可能會導致很大的麻煩。即使將訊息轉告助理，有時候在時間和溝通上也無法做到完全充分的表達，這可能會導致助理認知上的偏差。因此，我覺得這樣的工具對客戶與我們來說都是雙贏，客戶可以直接表達需求，助理和我都能看到訊息。一般性問題由助理處理，專業性問題則由我回覆，加快處理速度以及服務品質。」 

三、依據客戶選定合適的溝通工具 

雖然通訊軟體很方便，但謝小姐也表示還是要依照客戶的習慣，謹慎選擇這類的工具，因為現代的通訊方式非常多，像是電子郵件的優勢在於能夠方便地進行分類，但年輕一輩可能更傾向於使用通訊軟體。 

所以在初次接觸客戶時，謝小姐會先確認客戶比較習慣使用哪種聯繫工具，例如客戶在填寫資料時，她會觀察是否有提供電子郵件地址，如果有，那通常就代表他們會經常使用電子郵件，但如果提供的是通訊軟體的QR條碼或帳號，謝小姐就會直接加他們的帳號。這表示她會細心觀察客戶偏好的溝通方式，且積極主動與周全考慮。 

謝小姐表示：「我其實很喜歡使用通訊軟體，因為客戶可能很忙，沒有時間接聽電話，或是你可能會打擾到對方。而且如果電話沒有聯繫上，我自己有可能會因為其他事情而忘記之後要再聯絡，因此，對我來說，通訊軟體是一個非常有效的工具。當我想到或需要立即處理某事時，我可以立即留言給客戶，然後他們可以在方便的時候回覆我，這對雙方都是非常有效的溝通方式。」  

不過謝小姐也提醒，有些客戶可能因為事業繁忙，不喜歡使用這些工具，甚至可能已經加入了很多通訊軟體的群組，這樣的客戶可能更傾向於使用電子郵件來聯繫，或者有些人可能更喜歡用文字溝通，有些人則更喜歡打電話，所以一切都還是要看客戶的習慣。 

在這個瞬息萬變的時代，提高工作效率已成為現代職場成功的必要條件之一。謝小姐也提醒，這些實用的策略與工具雖可以作為提高工作效率的輔助，但最終成功與否還是取決於我們自身的努力和堅持，無論在工作中遇到怎樣的困境，都要時刻保持對工作的熱情和初心，在不斷求進的過程中，繼續挑戰自己的極限，勇往直前，成就更加輝煌的未來。 

 

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