不是每個人都能經營一間卓爾成功的金融服務公司；也不是每個人都能取得會計和商業雙學位，並主修金融。
現在試想一下，年僅 25 歲的您要同時完成這兩項任務。
Daniel Heng，AEPP、IBFQ 確實辦到了，但起初這種超高效率對他而言無異難於登天。這名百萬圓桌會齡 3 年的新加坡會員，在三年前入行成為顧問，每當遇到在事業與學業方面都游刃有餘的同行時，他都會想：「他們是怎麼做到的？」
「 我遇到的人似乎都破解了兩個世界和諧共處的秘密，將看似無法克服的挑戰轉化為可以完成的任務。」Heng 如是說。
然而，即將迎來大學最後一個學期的 Heng 並沒有坐視他人的成功，徒然感嘆。他與同事、同學和顧問展開對話，這才意識到每個人，甚至像 Microsoft 聯合創辦人 Bill Gates 和 Apple 行政總裁 Tim Cook 這樣的全球偶像，每天也只有 24 小時，這一點讓他深受觸動。一篇關於 Cook 日常工作的文章概括了這名高層的專注與用心，讓 Heng 的靈感與動力皆臻達嶄新高度。
「 我意識到，成功人士不會虛度光陰。」Heng 說道。在學校功課與客戶會議的漩渦中，他時常感到自己碌碌無為。「他們讓每分每秒都變得有意義。」
明白道這個啟示後，Heng 對工作效率及如何盡量善用時間的心態開始產生變化，從單純的忙碌變成有策略地忙碌。他的動力源於將每一項任務都視作逐步邁向學術成就、拓展專業知識，並為客戶的生活作出更有意義的貢獻。
為有效管理時間，他主要運用兩種策略：
1. 確立事情的優先等級
處理日常工作時，Heng 採用一個簡單卻非常有效的技巧，那就是確立優先順序。具體而言，事實證明 Brian Tracy 在《吃掉那隻青蛙！》(Eat That Frog!)一書中分享的策略，對他大有裨益：
- 一級任務：至關重要的活動，一旦忽視，後果不堪設想。重點是先完成這些任務。
- 二級任務：重要但沒那麼緊迫的任務。
- 三級任務：沒有重大影響的任務。
- 四級任務：要分配給他人的任務。
- 五級任務：無關緊要的任務，可以刪除。
對 Heng 而言，一級任務包括開發潛在客戶、開單（如見客並辨別其投資組合中的缺口）和簽單（如推薦解決方案以填補投資組合中的缺口）。另一方面，四級任務涉及追蹤報稅和客戶理賠事宜。他將這些職責分配給公司的行政管理人員，從而提高理賠效率。
「 我告訴客戶，我的工作是確保他們能夠理賠，而行政管理人員的職責則是協助他們理賠。但可以的話，我仍會親自處理身故或重大疾病保險等重要理賠。」Heng 說道。
透過這個視角定期評估任務清單，確保自己始終投入重要的工作中，他無時無刻都能為整體目標作出有意義的貢獻。
2. 帕雷托法則
另一個策略是根據帕雷托法則，劃分每天日程的時間分塊。根據這項法則，80% 的成果源於 20% 的努力。Heng 將這個概念應用至每天日程安排中，細緻地找出那 20% 的任務，如開發潛在客戶、市場推廣、與新客戶見面或簽單等，這些任務能實現他所期望的 80% 成果。
意識到這一點後，Heng 為每項任務劃分特定的時間分塊，確保一天中有專門時間來進行每項重要活動。嚴格遵守時間規定有助提高專注力與效率，不斷取得豐碩成果。
為確保自己始終如一地踐行這兩大策略，他採取了以下三個必要方針：
- 找一名問責夥伴：與同事或導師合作建立互相支持的系統，從而培養在堅持有效時間管理法方面的責任感。
- 建立「活到老，學到老」的文化：Heng 經常參加有關時間管理的研討會、閱讀相關書籍和參加研習班，確保自己始終瞭解最新策略。
- 每週騰出「行政總裁一小時」：在這一小時中，Heng 會從日常任務中抽身出來，回顧一週的活動，以更廣闊的視角來策略規劃下一週的任務。
「 在金融諮詢和學術界一直存在謬誤，人們往往以為自己越忙就代表越有效率。」Heng 說道。「 但事實恰恰相反。這與花了多少時間無關，而是關乎這些時間的本質和影響。」
Audrey Heng 為 Team Lewis 撰稿；Team Lewis 是一間協助百萬圓桌開發亞太市場內容的傳播機構。聯絡方式：mdrteditorial@teamlewis.com。
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