學習小組奠基於互相分享想法，這與百萬圓桌的起源別無二致：如果每名成員都能貢獻一個想法，那麼所有人都將能獲得更多收穫。學習小組成員可以獲得的好處包括：提高工作效率、透過他人的成功來帶動自己的進步、瞭解新的專業或目標市場，以及擁有一個值得信賴的交流平台來分享挑戰與構思。

當所有參與成員都就期望達成一致，並且小組有意識地制定計劃來實現目標時，學習小組才會取得成功。這些最佳實踐方式將協助您建立新的小組、加入現有小組或為現有小組重新注入活力。

1. 組建學習小組

許多學習小組都旨在尋找志同道合之士，無論他們是在業務專長、地理位置或職業階段上有相似之處，抑或只是單純喜歡彼此相伴。不論採用哪種標準，都要選擇能協助小組實現目標的成員。成員資格標準的例子包括：

• 成員的業務規模
• 地理位置
• 年齡
• 經驗
• 業績水平
• 證書
• 行業參與情況
• 社區參與情況
• 公司或保險代理公司關聯
• 市場或產品專長
• 個人業績 vs 管理角色

在招募成員及組建學習小組時，目的要非常明確，以便所有成員都能清楚自己需要貢獻甚麼、又將收穫甚麼。目的可以是分享銷售理念、改善經營管理、促進個人成長，或上述各項。最重要的是，小組的每個成員都要自願向其他人分享想法和經驗。

一些學習小組發現，與同一社區或地區的顧問，甚至同一公司或保險代理公司的顧問組成學習小組相當有利。其他人則認為，盡量增加多樣性較具價值。小組規模可以是 3 人、50 人或介乎兩者之間，也可以設有最低要求，如經驗年限、教育程度或參與百萬圓桌等專業協會的標準。考慮這些因素有助小組實現成員之間的共同目標，並為其使命服務。

增加或減少成員

使用特許成員制定的標準來確定成員資格。新成員可由現有成員提名，並透過集體決策程序決定是否接受其加入。候補成員可作為臨時成員參加第一次會議。這種方法為現有成員和臨時成員提供機會，以判斷他們是否合適。或者由成員小組委員會對候補成員進行面試，並向其他成員建議是否接受他們。

2. 確定學習小組會議的形式和內容

從制定議程到確定開會的時間與地點，成立學習小組後需要作出很多決定。

頻率

會面頻率可取決於地理位置的多樣性和學習小組成員的預算。地方性的學習小組可能每個月相聚，而分隔各地的小組則可能每年才聚一次。聚會次數較少的小組，有時一聚就是好幾天。

地點

地點應靠近所有成員，或所有成員都樂意前往的地點。同樣重要的是，要確保會議地點能提供優質的會議和餐飲服務。有些學習小組選擇入座就餐，有些則採用自助餐模式，這樣他們可以邊拿食物邊展開討論。

有些學習小組舉行視像會議，或者在現場會議以外的時間，透過視像會議進行會面。然而大家一致認為，虛擬會議的活力和投入程度難以超越現場會議。

議程

制定議程以便會議有序進行，協助成員有效控制會議節奏。議程要包含每個項目的時間安排，這樣會議才能順暢進行，成員才不會跑題。在會面前至少 7 至 10 天寄出會面日程，讓成員有充足時間準備。

內容

學習小組可以邀請各成員負責提供整場會議的內容，也可以邀請外部演講者（親身或透過語音或視像演講），或兩者兼而有之。做法沒有對錯之分，一切取決於學習小組的目標。

好好善用小組成員的想法，讓他們參與集思廣益，給每名成員五分鐘時間分享所想。或由有業務專長的成員就對小組有價值的主題展開 30 分鐘的會議，或者兩者兼而有之。考慮分享錯誤或失敗以及成功故事所帶來的價值。有一個簡單做法是，讓所有成員都準備好討論以下內容：

• 效果非常好的做法
• 您需要協助的事情
• 您認為對小組其他人有幫助的資源（如網誌、產品、服務、播客等）

應慎重選擇外部演講者或錄製演講。有些小組發現，供應商介紹是降低會議成本的簡便方法，同時還能瞭解新產品、服務或供應商。然而，並非所有小組都希望呈現這類內容。還有一些小組會邀請外部專業人士，如影響力中心等等，來為小組傳授知識。在招募外部演講者時，要向他們介紹小組的宗旨和成員在該主題領域的經驗，確保他們能一語中的。

嘉賓

只有在小組全員同意的情況下，才能邀請嘉賓。有些學習小組允許成員每年邀請一次嘉賓；有些學習小組則僅允許候補成員邀請嘉賓。最理想的情況是，在小組成立之初便商議好有關嘉賓的規定，並將其寫入章程中，這樣就不會產生誤會。

社交活動

當學習小組成員遠道而來聚會時，有些成員喜歡安排聚餐之類的社交活動。這個專屬時間能讓成員在不影響正式業務議程的情況下敘敘舊。

3. 將學習小組正式化

許多成功的小組都會採用正式的書面章程來監督其活動。章程應力求清晰明瞭，涵蓋小組事務的各個方面，譬如如何運行、由誰領導、如何增加或減少小組成員等等。

以下是一些應納入章程文件的項目：

• 使命宣言
• 保密協議
• 成員人數上下限
• 小組架構，包括人口分佈和議程
• 開銷的攤分及支付
• 加入規則
• 退出規則
• 出勤期許
• 會面頻率及地點
• 領導者的責任
• 領導者輪換時間表
• 決策
• 嘉賓出席政策
• 外部演講者政策
• 小組解散程序

4. 學習小組面臨的挑戰

請小心這些常見陷阱，確保學習小組盡量做到有效和成功。

• 缺乏規範文件，例如有關參與情況及組織欠佳的書面條件
• 成員年齡日增，卻欠缺在小組中引入年輕新人的流程或計劃
• 不斷變更的監管法規障礙，而缺乏讓小組學習並解決這些障礙的方法
• 考慮成員所在地點與會面場地時低估成本
• 成員之間缺乏開放而誠懇的溝通
• 未能就小組內的問題進行溝通並解決問題
• 缺乏強大有效的領導力和輪換流程
• 對準備及出席會面欠缺承諾

茁壯成長的學習小組可發展為個人支援系統，在深厚友誼的陪伴下促進所有成員的成長。學習小組內部的化學反應，將決定這種連繫的深度。