在當今的數碼化時代，科技不僅改變了我們的生活方式，更顛覆了我們的工作模式。對於壽險理財顧問而言，一人經常要分身幾個角色，面對客戶需求的多樣性和日常事務的繁瑣，如何高效工作成為一個迫切的課題。 

所謂 「學會更聰明地工作，而不是更努力地工作」（Work Smarter Not Harder），顧問們可以借助不同應用程式及工具，改善流程、提升效率，從而專注於為客戶提供更具價值的個性化服務。 

在以下文章，我們將探討如何融合科技於對於壽險理財顧問的工作流程，並分享由百萬圓桌會員推薦的應用程式，助一眾壽險理財顧問有效提高整體的工作效率，花費最少的精力能夠得到最大效益。 

 

1. 項目管理 

有效的項目管理可謂是工作效率的關鍵。對於壽險理財顧問而言，他們的一天常常充滿了各種任務與挑戰，但關鍵在於如何明確優先順序，進行有效管理。相信大家對瓶子的比喻並不陌生：想像一個瓶子裡有大小不等的石頭。如果我們先將小石頭放入，才把大石頭放進瓶子，並不會是容易，相反先把大石頭加入才加入小石頭，會讓過程順利許多。 

同樣地，當壽險理財顧問在工作中先處理最重要的客戶需求（大石頭），再著手於次要的行政事務或跟進工作（小石頭），這樣不僅能確保最關鍵的任務得到妥善完成，還能有效利用時間和資源，讓後續的小任務順利執行。  

應用程式推薦： Google Calendar 

中國香港百萬圓桌會員陳智勇先生（Daniel Chan）平常喜歡使用 Google Calendar 來為不同工作內容分類。他一般以顏色系統來標記不同會議的目的，例如以紅色代表無價值的會面、黃色代表參與建立人脈網絡的活動或資訊收集、綠色則表示簽單。這種方法讓他的時間表清晰且有助於設定任務優先順序。在訂下顏色系統時亦可考慮個人的用色規則，例如以項目進度、工作性質、分類，有些人日後每當瀏覽筆記本或行事曆時，就能迅速所關心的項目，大大提升工作效率。 

 

以下是一些實際的建議供百萬圓桌會員參考： 

• 避免色彩過多，混淆重點： 

建議維持3至5種顏色分類，一旦超過7種顏色，反而會造成混淆，讓人分不重點 

• 定期檢視與調整： 

每週檢視日曆，評估時間分配並進行必要調整。 

• 使用重複事件功能： 

為定期任務設置重複事件，節省添加時間。 

• 添加提醒： 

為重要會議設置提前提醒，避免錯過關鍵事件。 

 

2. 個人紀錄 

作為理財顧問，每日需要處理大量資訊，包括客戶會面內容、業務計劃及最新的行業資訊。中國香港百萬圓桌會員柯煒琛女士（Sarah Or）分享了她常用來整理客戶資訊的軟件，以Excel表去記錄，如人名單及潛在客戶的人名單，甚至紀錄能與他們打開話匣子的話題與跟進的進度都可以用 Excel 有效做紀錄。另一位中國香港百萬圓桌會員郭偉銘先生（Raymond Kuo）亦分享，他習慣每天使用實體筆記來紀錄不同的思緒，確保自己每天能夠高效運作。 

正所謂「一天之際在於晨」，若能在每天早上整理自己的思緒，相信必能提升一天的生產力。如果不習慣隨身攜帶實體筆記本，亦可考慮使用電子筆記應用程式，開啟同步功能，在跨裝置上整理紀錄。 

應用程式推薦：Excel 和Notion 

Excel 

• 功能：Excel 是一款功能全面的電子表格軟件，適合用於數據分析、數據整理及計劃管理。 

• 優點：Excel 提供強大的公式和數據處理能力，能夠幫助使用者有效管理客戶資料、跟蹤業務進展，並進行各種分析。 

Notion 

• 功能：功能強大的多用途工具，適合詳細筆記與資料整理，創建自定義模板，管理客戶資料及跟蹤業務進展。 

• 優點：Notion 提供高度的自訂化和多樣化功能。用戶可以根據自己的工作流程與需求，自由設計頁面和模板，靈活地組織和展示資訊。  

 

3. 提升專注力 

當每天需要處理多樣的事情時，確實容易感到力不從心。當釐定最重要的事項後，記得為每個任務設定明確的時間限制，避免無限拖延。為避免經常拖延工作，顧問可嘗試不同的時間管理方法，從而提高工作效率與專注度。其中番茄工作法是一種間歇性高度集中的工作模式，以工作25分鐘、休息5分鐘為一個單位，當「番茄鐘」開始後，便必須工作25分鐘，過程並不可打斷或分割，只以完成這個番茄鐘的工作為目標，因此講求高度集中。若在工作過程中受到干擾，應先考慮哪些任務可以等到完成這個番茄鐘後再處理，並立即記下再處理。實際上，大多數我們認為需要立刻處理的事項，亦可推遲10到15分鐘再做。 

應用程式推薦：專注清單 - 番茄工作法 & 任務清單及Forest 專注清單 - 番茄工作法 

• 功能：這款應用程式除了番茄鐘之外，還提供多元追蹤任務的工具管理、進度報告、多平台同步、提醒設置、應用屏蔽、種樹功能、阻止熄屏和小組件支持。 

• 優點：這款程式操作簡便，具備多種高效功能，幫助用戶提升注意力，並帶來愉快的使用體驗。 

Forest 

• 功能：這款應用程式旨在幫助用戶集中注意力，通過虛擬種植樹木的方式來鼓勵專注。當你專注時，可以在程式中種下種子，這顆種子會隨著專注的時間而成長。 

• 優點：不僅能提升專注力，還能透過種植真實樹木，對環境產生積極的影響，讓用戶在專注的同時感受到成就感。  

透過適當的應用程式，顧問們不僅能夠更好地管理時間，還能專注於為客戶提供更具價值的服務。無論是項目管理、個人紀錄還是提升專注力，這些工具都能幫助顧問們面對多樣的客戶需求和繁瑣的日常事務。立刻參考這5個應用程式，將其融入自己的工作流程，以更高效地管理時間，專注於提供卓越的客戶服務！

 

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