Zhang Shaは5ワードのプロセスに従って効果的な時間管理とプランニングを実施しています。

なぜ時間管理が重要なのですか。

仕事とは別に私たちには生活があり家族がいます。だからこそ時間の管理がパフォーマンスを上げるうえで重要な役割を果たします。自己管理の鍵は自分で目標を決めることです。私は目標に従って月ごと、週ごとにタスクを分け、スケジュールとパフォーマンスを管理しています。

ビジネスやパートナーシップを効果的に管理する方法を教えてください。

最も効果的なプロセスを私はEntrust（任せる）、Do（実行する）、Record（記録する）、Say No（「ノー」と断る）、と表現しています。自分でする必要のない仕事はアシスタントに任せるか、適任者を推薦します。会社の業務であれクライアントの案件であれ、通常10秒以内に人に任せるべきかの判断を下しています。自分にしかできないことであればできるだけ早く実行します。新しいクライアントに連絡を取ったときに、その人が今週は都合がつかないとなったらすぐにそのことを業務日誌に記録します。何がどうなったかを記録することで、再び連絡を取るのに良い頃合いを見計らうことができるからです。また、私たちはあらゆる資格を備えてはいませんから、日々の仕事で「ノー」と断ることを学ぶべきです。自分の能力を超えることを頼まれたら、その場で「申し訳ありませんができません」と伝えることもあります。この習慣は仕事量を調整するのに役に立ちます。

Doの段階で、多くのタスクにどう対応していますか。

するべきことを先にするという原則に従います。緊急かつ重要だと判断したものにはすぐに対処します。それと重要だが緊急ではないタスクに注意を払います。例えば顧客開拓や顧客サービスなどはすぐには結果が出ないかもしれませんが、長期的に見れば多くの付加価値を生みます。アドバイザーの多くは時間について誤解しています。時間の使い方を記録してみると非生産的で価値のない活動に多くの時間を使っていると気付くでしょう。

生産性を高めたいアドバイザーのために時間管理のコツを教えてください。

全てを完璧にこなそうとしないこと。クライアントに完璧な提案書を渡そうと何度も書き直す人がいるかもしれません。しかし全てを完璧にしようとすると、いくつか問題が生じます。時間が限られているのに失敗を避けようとして多くの時間と労力を費やすことがそのひとつです。もうひとつは、全てにおいて完璧を目指すとあなたに過剰な期待を寄せる人が増えてしまいます。

Zhang Shaは中国、上海の13年間MDRT会員。Contact: 849070391@qq.com