ทำให้ทุกนาทีมีค่า

ไม่ใช่ทุกคนจะสามารถทำธุรกิจการเงินให้ประสบความสำเร็จได้ ไม่ใช่ทุกคนจะได้รับปริญญาสองใบด้านบัญชีและธุรกิจ โดยเอกการเงิน

ทีนี้ ลองนึกภาพการพยายามทำทั้งสองอย่างให้ได้ในเวลาเดียวกัน โดยที่อายุเพียง 25 ปี

สำหรับ Daniel Heng, AEPP, IBFQ ผู้ที่กำลังทำทั้งหมดข้างต้น การจะเร่งระดับความมีประสิทธิภาพดูเหมือนจะเป็นไปไม่ได้ตั้งแต่แรก เมื่อสมาชิก MDRT 3 ปี จากสิงคโปร์มาเป็นที่ปรึกษาสามปีก่อน เขาสงสัยอยู่เสมอว่า “พวกเขาทำอย่างไร” ทุกครั้งที่เขาพบกับเพื่อนร่วมอาชีพที่สามารถจัดการความรับผิดชอบในการงานและด้านการศึกษาได้อย่างราบรื่น

“ทุกคนที่ผมพบดูเหมือนจะถอดรหัสในการจัดการโลกทั้งสองใบได้อย่างสอดประสาน การเปลี่ยนความท้าทายที่ดูเหมือนซึ่งยากเกินกว่าจะเอาชนะได้เป็นงานที่สามารถทำสำเร็จได้” Heng กล่าว

แต่ Heng ผู้ที่ขณะนี้กำลังอยู่ภาคเรียนสุดท้ายที่มหาวิทยาลัย ไม่ได้นั่งตะลึงกับความสำเร็จของผู้อื่นอยู่เฉย ๆ เขาพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน เพื่อนร่วมชั้น และที่ปรึกษา และทำตามไอเดียที่ว่าทุกคน แม้แต่ไอคอนระดับโลกอย่าง Bill Gates ผู้ก่อตั้ง Microsoft และ Tim Cook ผู้เป็น CEO ของ Apple ต่างมีเวลา 24 ชั่วโมงต่อวันเท่ากัน บทความเกี่ยวกับกิจวัตรของ Cook ที่สรุปโฟกัสและเจตนาของผู้บริหารทำให้ Heng มีแรงบันดาลใจและแรงจูงใจไปอีกระดับ

“ผมได้เข้าใจว่าคนที่ประสบความสำเร็จจะไม่ปล่อยเวลาผ่านไป” Heng ผู้ที่รู้สึกว่างานยุ่งแต่ไม่ค่อยมีประสิทธิภาพอยู่ในวังวนของการบ้านและการพบลูกค้ากล่าว “พวกเขาใช้โอกาสเหล่านั้นอย่างคุ้มค่า”

หลังจากซึมซับความจริงข้อนี้ มุมมองของ Heng เกี่ยวกับผลิตภาพและวิธีที่จะใช้เวลาอย่างคุ้มค่าที่สุด เริ่มเปลี่ยนจากเพียงงานยุ่งมาเป็นการมีส่วนร่วมเชิงกลยุทธ์ แรงจูงใจของเขามาจากการดูงานทุกงานเป็นขั้นตอนสู่ความสำเร็จด้านการศึกษา และขยายความชำนาญสู่การมอบสิ่งที่มีความหมายมากยิ่งขึ้นให้กับชีวิตลูกค้า

ในการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ เขาใช้กลยุทธ์ที่สำคัญสองประการ คือ

1. ABCDE ของการจัดลำดับความสำคัญ

การจัดลำดับความสำคัญนั้นเป็นเรื่องง่าย แต่เป็นเทคนิคที่มีประสิทธิภาพสูงที่ Heng ใช้ในการจัดการงานประจำวันต่าง ๆ หรือกล่าวให้เจาะจงกว่านั้น เป็นวิธีที่พิสูจน์แล้วมีประโยชน์สูงสำหรับธุรกิจของเขาเป็นกลยุทธ์ที่มีอยู่ในหนังสือของ Brian Tracy “Eat That Frog! (กินกบตัวนั้นซะ)”:

• งาน A: งานสำคัญที่อาจเกิดผลตามมาที่สำคัญ หากไม่ทำ โฟกัสคือต้องทำงานเหล่านี้ให้เสร็จก่อน
• งาน B: งานที่สำคัญแต่เร่งด่วนน้อยกว่า
• งาน C: งานที่ไม่มีผลที่ตามมาที่สำคัญ
• งาน D: งานที่สามารถมอบให้คนอื่นทำได้
• งาน E: งานที่ไม่มีผลอะไรตามมาที่ควรขจัดออกไป

สำหรับ Heng งาน A ประกอบด้วยการแสวงหาผู้มุ่งหวัง การเปิดเคส (เช่น การพบลูกค้าและการระบุหาช่องว่างในพอร์ตการลงทุนของพวกเขา) และการปิดเคส (เช่น การแนะนำวิธีแก้ในการอุดช่องว่างในพอร์ตการลงทุน) อีกด้านหนึ่งของสเปรกตรัม งาน D คืองานติดตามการขอคืนภาษีและการยื่นเคลมให้กับลูกค้า งานเหล่านี้เขามอบหมายให้กับเจ้าหน้าที่ธุรการเป็นผู้ปฏิบัติเพื่อให้เกิดกระบวนการเคลมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

“ผมแจ้งลูกค้าว่างานของผมคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถขอเคลมได้ โดยที่งานของธุรการของผมคือการยื่นเรื่องให้กับพวกเขา แม้จะมากที่สุดเท่าที่ทำได้ ผมยังคงจัดการการเคลมสำคัญ การเสียชีวิตและความเจ็บป่วยร้ายแรงในเคสที่สำคัญด้วยตัวเอง” Heng กล่าว

การประเมินรายการงานเป็นประจำผ่านเลนส์นี้ทำให้การทำงานของเขาอยู่ในจุดที่มีความหมายมากที่สุด ทำให้แน่ใจว่าแต่ละช่วงเวลาาถูกใช้ไปอย่างมีความหมายสำหรับเป้าหมายที่เป็นศูนย์กลางของเขา

2. กฎของพาเลโต

อีกหนึ่งกลยุทธ์คือการล็อกกำหนดเวลาในแต่วันตามกฎของพาเลโต ตามหลักการคือ 80% ของผลลัพธ์มาจาก 20% ของการทำงาน การนำแนวคิดนี้มาใช้กับกำหนดเวลาประจำวัน Heng ระบุหางาน 20% อย่างละเอียดรอบคอบ เช่น การแสวงหาผู้มุ่งหวัง การตลาด และการพบลูกค้าสำหรับเคสใหม่หรือเคสที่กำลังจะปิดที่ให้ผลลัพธ์ 80% ของผลลัพธ์ที่ต้องการ

ด้วยความเข้าใจในหลักการนี้ Heng จัดสรรล็อกเวลาบางช่วงเพื่อให้แน่ใจว่าทุกกิจกรรมที่สำคัญมีพื้นที่เฉพาะในวันนั้นของเขา การปฏิบัติตามการจำกัดเวลาอย่างเข้มงวดช่วยเพิ่มสมาธิและประสิทธิภาพ ทำให้เกิดผลลัพธ์ด้านผลิตภาพที่สม่ำเสมอ

เพื่อเป็นการทำให้แน่ใจว่าเขานำสองกลยุทธ์นี้มาใช้อย่างสม่ำเสมอ เขานำแนวทางที่ต้องปฏิบัติสามข้อนี้มาใช้ คือ

• ระบุพันธมิตรที่มีความรับผิดชอบ: การทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานหรือพี่เลี้ยงที่ทำหน้าที่เป็นระบบสนับสนุนกันและกัน และส่งเสริมความรับผิดชอบในการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติในการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
• ปลูกฝังวัฒนธรรมของการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง: การเข้าร่วมการสัมมนา การอ่านหนังสือ และเข้าร่วมในการประชุมเชิงปฏิบัติการเกี่ยวกับการบริหารเวลาทำให้ Heng มั่นใจว่าตนอัปเดตเกี่ยวกับกลยุทธ์ใหม่ ๆ อยู่เสมอ
• สงวนเวลาสำหรับ CEO ในแต่ละสัปดาห์: ระหว่างเวลานี้ Heng พิจารณากิจกรรมของสัปดาห์และละสายตาจากการดำเนินงานในแต่ละวัน เพื่อหามุมมองในวงกว้าง และเพื่อวางแผนงานสำหรับสัปดาห์ถัดไปอย่างมีกลยุทธ์

“ในโลกของที่ปรึกษาการเงินและวิชาการ ภาพลวงตาที่พบบ่อยยังคงเป็นการที่คุณยิ่งงานยุ่ง คุณยิ่งประสิทธิภาพ” Heng กล่าว “อย่างไรก็ตาม ความเป็นจริงนั้นต่างไปโดยสิ้นเชิง ไม่ใช่เรื่องของชั่วโมง ทำงานอันยาวนาน แต่เป็นเรื่องของสิ่งสำคัญและผลลัพธ์ที่เกิดจากชั่วโมงเหล่านั้นต่างหาก”

Audrey Heng เขียนให้ Team Lewis ซึ่งเป็นหน่วยงานด้านการสื่อสารที่ช่วย MDRT ในการพัฒนาเนื้อหาสำหรับตลาดเอเชียแปซิฟิก ติดต่อได้ที่ mdrteditorial@teamlewis.com

CONTACT

Daniel Heng danielheng@aiafa.com.sg