กลุ่มศึกษาสร้างขึ้นมาจากการแชร์ไอเดียในรูปแบบเดียวกับการก่อตั้ง MDRT กล่าวคือ เมื่อสมาชิกแต่ละคนแสดงความคิดออกมา พวกเขาทั้งหมดจะเดินออกไปพร้อมกับสิ่งที่ได้มากกว่าที่พวกเขาให้เสียอีก ประโยชน์ต่าง ๆ ที่ผู้เข้าร่วมกลุ่มศึกษาได้รับ ได้แก่ ผลิตภาพที่เพิ่มขึ้น ความสำเร็จของผู้อื่นผลักดันให้บรรลุผลไปอีกระดับ การเรียนรู้เกี่ยวกับความชำนาญพิเศษหรือตลาดเป้าหมายใหม่ และการมีกลุ่มคนที่เชื่อถือได้สำหรับการแบ่งปันความท้าทายและไอเดียต่าง ๆ

กลุ่มศึกษาประสบความสำเร็จเมื่อสมาชิกที่เข้าร่วมทั้งหมดเห็นพ้องกันเกี่ยวกับความคาดหวัง และกลุ่มวางแผนอย่างรอบคอบในบรรลุเป้าหมาย คู่มือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้จะช่วยคุณสร้างกลุ่มใหม่ เข้าร่วมกลุ่มที่มีอยู่ หรือเพิ่มพลังให้กับกลุ่มปัจจุบันของคุณอีกครั้ง

1. การจัดตั้งกลุ่มศึกษา

กลุ่มศึกษาจำนวนมากแสวงหาคนที่มีความคิดเหมือนกัน ไม่ว่าความคล้ายคลึงกันของพวกเขาจะเป็นการฝึกฝนความชำนาญเฉพาะทาง สถานที่ หรือระดับอาชีพ หรือแม้กระทั่งเพียงเพราะพวกเขาสนุกกับการได้อยู่ด้วยกัน ไม่ว่าจะใช้เกณฑ์ใด ให้เลือกสมาชิกที่จะช่วยให้กลุ่มบรรลุเป้าหมายได้ ตัวอย่างของมาตรฐานที่อาจพิจารณาสำหรับสิทธิ์ในการเป็นสมาชิก ประกอบด้วย

• ขนาดธุรกิจของสมาชิก
• ภูมิศาสตร์
• อายุ
• ประสบการณ์
• ระดับผลงาน
• หลักฐานอ้างอิง
• การมีส่วนร่วมในอุตสาหกรรม
• การมีส่วนร่วมในชุมชน
• การมีความเกี่ยวข้องกับบริษัทหรือหรือตัวแทนนายหน้า - ตัวแทนจำหน่าย
• ตลาดหรือผลิตภัณฑ์พิเศษ
• ผลงานส่วนบุคคลเทียบกับบทบาทการบริหาร

เมื่อทำการสรรหาและจัดตั้งกลุ่มศึกษาขึ้น วัตถุประสงค์ต้องชัดเจนสมบูรณ์แบบเพื่อให้สมาชิกทุกคนเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องลงมือทำและสิ่งที่พวกเขาจะได้รับ จุดประสงค์อาจจะเพื่อแบ่งปันแนวคิดในการขาย ปรับปรุงการบริหารการปฏิบัติ เพิ่มการเติบโตส่วนบุคคล หรืออาจจะทั้งหมดที่กล่าวมา ที่สำคัญที่สุดคือ สมาชิกแต่ละคนในกลุ่มจะต้องเต็มใจที่จะแบ่งปันความคิดและประสบการณ์กับผู้อื่น

กลุ่มศึกษาบางกลุ่มจะเห็นว่าการร่วมมือกับที่ปรึกษาในชุมชน หรือภูมิภาคเดียวกัน หรือแม้กระทั่งในบริษัทเดียวกันหรือตัวแทนนายหน้า - ตัวแทนจำหน่ายเป็นสิ่งที่ได้เปรียบ กลุ่มอื่นพบว่าการมีความหลากหลายให้มากที่สุดเป็นสิ่งที่มีค่า ขนาดกลุ่มอาจมีสมาชิกสามคน 50 คน หรือเท่าไหร่ก็ได้ในช่วงนี้ และอาจมีข้อกำหนดขั้นต่ำ เช่น จำนวนปีของประสบการณ์ทำงาน การศึกษา หรือการมีส่วนร่วมในสมาคมด้านวิชาชีพ เช่น MDRT พิจารณาว่าปัจจัยเหล่านี้จะช่วยให้กลุ่มของคุณบรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกัน และตอบสนองวัตถุประสงค์ของกลุ่มได้อย่างไร

การเพิ่มหรือลดจำนวนสมาชิก

ใช้เกณฑ์ที่สมาชิกก่อตั้งกลุ่มกำหนดเพื่อประเมินสิทธิ์การเป็นสมาชิก สมาชิกใหม่สามารถได้รับการเสนอชื่อโดยสมาชิกปัจจุบัน และสามารถใช้กระบวนการตัดสินใจร่วมกันเพื่อตัดสินการยอมรับสมาชิกใหม่ ผู้ที่มีโอกาสเป็นสมาชิกอาจได้รับการพิจารณาว่าเป็นสมาชิกชั่วคราวในการเข้าร่วมการประชุมครั้งแรก แนวทางนี้เป็นการเปิดโอกาสให้สมาชิกปัจจุบันและสมาชิกชั่วคราวได้พิจารณาว่าพวกเขาเหมาะสมหรือไม่ หรืออีกทางเลือกหนึ่ง คือ การให้คณะอนุกรรมการด้านสมาชิกสัมภาษณ์ผู้ที่มีโอกาสเป็นสมาชิก และแนะนำสมาชิกคนอื่น ๆ ว่าควรรับหรือไม่รับ

2. การกำหนดรูปแบบและเนื้อหาการประชุมของกลุ่มศึกษา

ตั้งแต่การจัดทำวาระการประชุมไปจนถึงการตัดสินใจว่าจะพบปะกันเมื่อใด และที่ไหน จะต้องมีการตัดสินใจมากมายที่เกิดขึ้นหลังจากที่คุณจัดตั้งกลุ่มศึกษาขึ้นมาแล้ว

ความถี่

ความถี่ในการประชุมอาจขึ้นอยู่กับความหลากหลายทางภูมิศาสตร์ และงบประมาณของสมาชิกในกลุ่มศึกษา กลุ่มศึกษาในพื้นที่อาจพบกันบ่อยทุกเดือน ในขณะที่กลุ่มที่อยู่ห่างไกลอาจรวมตัวกันเป็นประจำทุกปีเท่านั้นก็ได้ กลุ่มที่พบกันไม่บ่อย บางครั้งก็มาพบกันหลายวันในหนึ่งครั้ง

สถานที่

สถานที่ในการประชุมควรมีระยะห่างเท่ากันสำหรับสมาชิกทุกคน หรือเป็นสถานที่ที่สมาชิกทุกคนพอใจที่จะเดินทางไป และที่สำคัญอีกอย่างคือต้องให้แน่ใจว่าสถานที่ตั้งนั้นเอื้อต่อการประชุมที่มีคุณภาพและมีบริการจัดทำอาหารที่เหมาะสม กลุ่มศึกษาบางกลุ่มมีการนั่งรับประทานอาหารกลางวันกัน กลุ่มอื่น ๆ เป็นการรับประทานแบบบุฟเฟต์เพื่อที่พวกเขาจะได้รับประทานอาหารไปด้วยและสนทนาไปด้วย

กลุ่มศึกษาบางกลุ่มประชุมผ่านวิดีโอสำหรับการประชุมกลุ่มหรือระหว่างการเข้าประชุมด้วยตัวเอง อย่างไรก็ตาม ฉันทามติของคนส่วนใหญ่คือ การประชุมเสมือนให้ระดับพลังงานและความมุ่งมั่นไม่เทียบเท่ากับการเข้าประชุมด้วยตัวเอง

ระเบียบวาระการประชุม

การจัดทำวาระการประชุมเป็นการให้แนวทางการประชุมดำเนินไปและช่วยให้สมาชิกสามารถควบคุมการประชุมได้ ในวาระการประชุมของคุณ ซึ่งรวมถึงการกำหนดเวลาของแต่ละวาระเพื่อให้การประชุมราบรื่นและไม่ออกนอกหัวข้อการสนทนา ส่งวาระการประชุมของคุณอย่างน้อยเจ็ดถึง 10 วันก่อนการประชุมเพื่อให้สมาชิกมีเวลาเตรียมตัว

เนื้อหา

กลุ่มศึกษาสามารถให้สมาชิกในกลุ่มเป็นผู้นำเกี่ยวกับเนื้อหาตลอดการประชุมได้ หรือหาวิทยากรจากภายนอก (เข้าประชุมด้วยตนเอง หรือผ่านทางเสียง หรือวิดีโอ) หรือทั้งสองอย่างผสมกันก็ได้ ไม่มีถูกหรือผิดเพราะมันขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของกลุ่มศึกษา

ใช้ประโยชน์จากแนวคิดของสมาชิกในกลุ่มของคุณโดยให้พวกเขามีส่วนร่วมในการประชุมหัวข้อย่อยเกี่ยวกับการระดมความคิด โดยที่สมาชิกแต่ละคนจะมีเวลา 5 นาทีในการแบ่งปันความคิด อีกวิธีหนึ่งคือ สมาชิกที่มีความเชี่ยวชาญสามารถดำเนินการประชุมเป็นเวลา 30 นาทีในหัวข้อที่มีคุณค่าสำหรับกลุ่ม หรือคุณสามารถใช้ทั้งสองวิธีผสมกันก็ได้ พิจารณาคุณค่าที่มาจากการแบ่งปันความผิดพลาด หรือความล้มเหลวควบคู่ไปกับเรื่องราวความสำเร็จต่างๆ สูตรง่ายๆ ในการนำไปปฏิบัติคือ ให้สมาชิกทุกคนเตรียมพร้อมที่จะพูดคุยเรื่องต่อไปนี้:

• สิ่งที่ทำแล้วได้ผลดี
• สิ่งที่ต้องการความช่วยเหลือ
• หนึ่งแหล่งข้อมูลที่คุณเชื่อว่าจะช่วยผู้อื่นในกลุ่มได้ (เช่น บล็อก ผลิตภัณฑ์ บริการ พอดคาสต์)

ควรเลือกวิทยากรจากภายนอก หรืองานนำเสนอที่บันทึกไว้ดี ๆ บางกลุ่มเห็นว่า การนำเสนอของผู้ขายเป็นวิธีง่าย ๆ ในการลดต้นทุนการประชุมในขณะเดียวกันก็ได้เรียนรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการ หรือผู้ให้บริการใหม่ๆ อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกกลุ่มที่ต้องการเนื้อหาประเภทนี้ กลุ่มอื่นๆ อาจรวมผู้เชี่ยวชาญจากภายนอก เช่น ศูนย์อิทธิพลเพื่อให้ความรู้แก่กลุ่ม เมื่อมีการคัดเลือกวิทยากรจากภายนอก ให้ตรวจสอบว่าพวกเขาพูดตรงประเด็นโดยการสรุปย่อ ๆ เกี่ยวกับจุดประสงค์ของกลุ่ม และระดับประสบการณ์ของสมาชิกในหัวข้อนั้น ๆ

ผู้รับเชิญ

ผู้รับเชิญควรได้รับอนุญาตตามข้อตกลงที่เป็นเอกฉันท์ของกลุ่มเท่านั้น กลุ่มศึกษาบางกลุ่มอนุญาตให้สมาชิกเชิญผู้รับเชิญได้ปีละครั้ง ส่วนกลุ่มอื่น ๆ อนุญาตให้เชิญผู้รับเชิญได้เฉพาะในกรณีที่บุคคลนั้นเป็นผู้ที่มีโอกาสเป็นสมาชิกเท่านั้น ตามหลักการแล้ว กฎเกี่ยวกับผู้รับเชิญควรได้รับการตกลง ณ ตอนที่จัดตั้งกลุ่มและรวมอยู่ในกฎข้อบังคับเพื่อไม่ให้เกิดความเข้าใจผิดกัน

กิจกรรมทางสังคม

เมื่อสมาชิกกลุ่มศึกษาเดินทางเป็นระยะทางไกลเพื่อพบปะกัน บางกลุ่มชอบจัดเป็นกิจกรรมทางสังคม เช่น อาหารมื้อค่ำ เวลาที่กำหนดนี้จะช่วยให้สมาชิกสามารถเล่าเรื่องราวได้โดยไม่รบกวนวาระการประชุมทางธุรกิจที่เป็นทางการ

3. การจัดตั้งกลุ่มศึกษา

กลุ่มที่ประสบความสำเร็จจำนวนมากมีกฎข้อบังคับที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการเพื่อควบคุมกิจกรรมต่าง ๆ ของพวกเขา กฎข้อบังคับควรมีความชัดเจน ครอบคลุมทุกแง่มุมของกลุ่ม เช่น วิธีการทำงาน ใครเป็นผู้นำ และวิธีการเพิ่มหรือการให้สมาชิกออกจากกลุ่ม

สิ่งต่อไปนี้เป็นบางส่วนที่จะรวมไว้ในเอกสารกฎข้อบังคับ:

• ถ้อยแถลงพันธกิจ
• ข้อตกลงการรักษาความลับ
• จำนวนสมาชิกขั้นต่ำสุดและสูงสุด
• โครงสร้างของกลุ่มรวมถึงข้อมูลประชากรและวาระการประชุม
• การแบ่งและการจ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ
• กฎของการนับรวมทุกกลุ่มคน
• กฎของการให้ออกจากกลุ่ม
• ความคาดหวังในการเข้าร่วม
• ความถี่และสถานที่ประชุม
• ความรับผิดชอบของผู้นำ
• กำหนดการหมุนเวียนผู้นำ
• การตัดสินใจ
• นโยบายการเข้าร่วมของผู้รับเชิญ
• นโยบายวิทยากรจากภายนอก
• ขั้นตอนการยุบกลุ่ม

4. ความท้าทายที่กลุ่มศึกษาต้องเผชิญ

ตระหนักถึงจุดอ่อนที่พบบ่อยเหล่านี้ เพื่อให้แน่ใจว่ากลุ่มศึกษาของคุณมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จเท่าที่เป็นไปได้

• การขาดการจัดทำเอกสารที่เป็นระบบ เช่น เอกสารเกี่ยวกับเกณฑ์การมีส่วนร่วมที่เขียนเป็นลายลักษณ์อักษร และการจัดระเบียบที่ไม่ดี
• การเป็นสมาชิกผู้สูงวัยโดยไม่มีกระบวนการ หรือแผนการในการแนะนำสมาชิกใหม่ที่อายุน้อยกว่าเข้าสู่กลุ่ม
• การเปลี่ยนแปลงอุปสรรคด้านกฎระเบียบ โดยไม่มีช่องทางให้กลุ่มได้ทำการศึกษาและรับมือกับปัญหา
• ประเมินค่าใช้จ่ายต่ำเกินไปเมื่อพิจารณาถึงที่อยู่อาศัยของสมาชิกและสถานที่การประชุม
• การขาดการสื่อสารที่เปิดเผยและตรงไปตรงมาระหว่างสมาชิก
• ไม่สามารถสื่อสารและแก้ไขปัญหาภายในกลุ่ม
• การขาดความเป็นผู้นำและกระบวนการหมุนเวียนผู้นำที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล
• ขาดความมุ่งมั่นในการเตรียมความพร้อมและเข้าร่วมการประชุม

กลุ่มศึกษาที่ประสบความสำเร็จสามารถพัฒนาเป็นระบบสนับสนุนส่วนบุคคลด้วยมิตรภาพที่ลึกซึ้งที่ยกระดับการเติบโตของสมาชิกทั้งหมด ความเข้ากันได้ของกลุ่มศึกษาจะเป็นตัวกำหนดความลึกซึ้งของความสัมพันธ์